ˆ

Rejestr zmian

Pobierz dane XML Zamówienie publiczne: Organizacja wydarzenia pn. ,,Rodzinne spotkanie z Mikołajem"Drukuj informację Zamówienie publiczne: Organizacja wydarzenia pn. ,,Rodzinne spotkanie z Mikołajem"

Szczegóły informacji

Organizacja wydarzenia pn. ,,Rodzinne spotkanie z Mikołajem"

Niniejszy dokument jest wersją archiwalną.

Status: rozstrzygnięty

Tryb: nieograniczony

Rodzaj zamówienia: Usługi społeczne

Zamawiający: Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie

Finansowanie: Budżet Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie, Unia Europejska Europejski Fundusz Społeczny

Nr UZP: nie dotyczy

Termin składania ofert / wniosków: 2018-12-10 15:00:00

Termin otwarcia ofert / wniosków: 2018-12-10 15:15:00

Ogłoszono dnia: 2018-12-03 przez Katarzyna Ciepła-Nowak

Treść:

OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU NA USŁUGI SPOŁECZNE
(zwane dalej „ogłoszeniem”)
pod nazwą:

Organizacja wydarzenia pn. „Rodzinne spotkanie z Mikołajem”
 
w ramach projektu pn. „Aktywna integracja w Powiecie Wschowskim” współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Lubuskie 2020. Oś 7 Równowaga Społeczna, Działanie 7.2 Programy aktywnej integracji realizowane przez powiatowe centra pomocy rodzinie.
Postępowanie o udzielenie zamówienia na usługi społeczne prowadzone jest według zasad określonych w art. 138o ustawy dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2018 r. poz. 1968). Realizacja zamówienia podlega prawu polskiemu, w tym w szczególności ustawie z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny. Wartość zamówienia nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 750 000 euro.
Załączniki do ogłoszenia:
Nr 1    –  Formularz ofertowy
Nr 2    –  Wzór pełnomocnictwa
Nr 3    –  Wykaz wykonanych usług
Nr 4     –  Wzór umowy
Oznaczenie przedmiotu zamówienia według Wspólnego Słownika Zamówień Publicznych – kod CPV: 79952000-2 Usługi w zakresie organizacji imprez, 80400000-8 usługi edukacji osób dorosłych oraz inne, 80310000-0 Usługi edukacji młodzieży, 55270000-3 Usługi świadczone przez placówki oferujące wyżywienie i miejsca noclegowe, 85312110-3  Usługi opieki dziennej nad dziećmi,
  1. Zamawiający:
Nazwa Zamawiającego: Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie we Wschowie
Kierownik Zamawiającego: Katarzyna Ciepła-Nowak
Adres Zamawiającego: Pl. Kosynierów 1c, 67 - 400 Wschowa
Nr telefonu:  + 48 65 540 17 58
Nr faksu:  +48 65 540 17 59
Adres e-mail: pcprwschowa@o2.pl
Strona www na której będą umieszczane informacje:  www.bip.wrota.lubuskie.pl/pcprwschowa
 
2. Sposób porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami.
Zamawiający informuje, że dopuszcza porozumiewanie się za pomocą faksu, poczty elektronicznej e-mail
przy przekazywaniu następujących dokumentów:
  1. pytań i wyjaśnień oraz innych informacji dotyczących treści ogłoszenia o zamówieniu;
  2. zmian treści ogłoszenia;
  3. informacji o poprawieniu oczywistych omyłek pisarskich oraz oczywistych omyłek rachunkowych;
  4. informacji o poprawieniu innych omyłek polegających na niezgodności oferty z ogłoszeniem, niepowodujących istotnych zmian w treści oferty;
  5. informacji o odrzuceniu oferty;
  6. zawiadomień o wyborze najkorzystniejszej oferty;
  7. zawiadomień o unieważnieniu postępowania;
  8. informacji o udzieleniu zamówienia;
  9. informacji o nieudzieleniu zamówienia.      
UWAGA! Forma pisemna jest bezwzględnie zastrzeżona dla oferty i dokumentów, oraz pełnomocnictwa.
 
3. Sposób udzielania wyjaśnień dotyczących ogłoszenia
  1. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści ogłoszenia. Zamawiający udzieli wyjaśnień niezwłocznie, jednak nie później niż na 2 dni przed upływem terminu składania ofert pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie treści ogłoszenia wpłynął do Zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert.
  2. Jeżeli wniosek, o którym mowa w ppkt 1 wpłynie po upływie terminu na jego złożenie lub będzie dotyczył udzielonych wyjaśnień, Zamawiający może udzielić wyjaśnień albo pozostawić wniosek bez rozpoznania.
  3. Treść zapytań (wniosków o wyjaśnienie ogłoszenia) wraz z wyjaśnieniami Zamawiający przekazuje Wykonawcom, którym przekazał ogłoszenie bez ujawniania źródła zapytania oraz udostępnia na stronie                                         BIP: www.bip.wrota.lubuskie.pl/pcprwschowa
  4. W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może przed upływem terminu składania ofert zmienić treść ogłoszenia. Dokonaną zmianę treści ogłoszenia Zamawiający udostępnia na stronie  BIP: www.bip.wrota.lubuskie.pl/pcprwschowa
 
4. Sposób przygotowania oferty:
  1. Ofertę należy przygotować ściśle według wymagań wynikających z ogłoszenia. Treść oferty musi odpowiadać treści ogłoszenia.
  2. Wykonawca składa tylko jedną ofertę. Alternatywy zawarte w treści oferty spowodują jej odrzucenie. Złożenie dwóch lub więcej ofert, samodzielnie lub przy udziale innych podmiotów powoduje odrzucenie oferty jako niezgodnej z przepisami prawa.
  3. Ofertę (wraz z załącznikami) należy sporządzić w formie pisemnej, w języku polskim. Oferta nieczytelna zostanie odrzucona. Zamawiający nie wyraża zgody na złożenie oferty w postaci elektronicznej, opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
  4. Zaleca się, aby wszystkie strony oferty (wraz z załącznikami) były ponumerowane i spięte (zszyte) w sposób trwały. Ponadto, zaleca się aby wszelkie miejsca, w których Wykonawca naniósł zmiany, były przez niego poprawione poprzez skreślenie błędnej treści lub kwoty z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrazów lub liczb, wpisanie poprawnej treści oraz złożenie podpisu osoby (osób) do tego uprawnionej (parafowane).
  5. Na ofertę składa się wypełniony i podpisany formularz ofertowy (zgodny w treści z załącznikiem nr 1 do ogłoszenia) oraz dokumenty (załączniki), stanowiące jej integralną część, na które składają się:
  1. pełnomocnictwo, jeżeli zachodzą okoliczności powodujące konieczność dołączenia do oferty takiego dokumentu – załącznik nr 2 do Ogłoszenia;
  2. wykaz wykonanych usług, stanowiący załącznik nr 3 do Ogłoszenia wraz z dokumentami potwierdzającymi spełnienie przez Wykonawcę warunków podmiotowych udziału w postępowaniu, przy czym dowodami tymi są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane;
  3. program wydarzenia „Rodzinne spotkanie z Mikołajem” uwzględniający wszystkie warunki przedmiotu zamówienia ze wskazaniem planowanych animacji, w tym konkursów i zabaw;
  4. zaparafowany wzór umowy;
  5. wykaz dodatkowych animacji/atrakcji związanych z tematyką świąt Bożego Narodzenia (jeżeli Wykonawca chce udokumentować kryterium „ATRAKCYJNOŚĆ”);
     6.  W przypadku, gdy Wykonawca składa kopię jakiegoś dokumentu musi być ona poświadczona za zgodność
z oryginałem przez Wykonawcę. Poświadczyć dokument może tylko osoba lub osoby upoważnione do składania oświadczeń w imieniu Wykonawcy. Jeżeli do reprezentowania Wykonawcy upoważnione są łącznie dwie lub więcej osób kopie dokumentów muszą być potwierdzone za zgodność z oryginałem przez te osoby. Poświadczenie powinno nastąpić w sposób jednoznacznie identyfikujący osobę lub osoby poświadczające (Wykonawca na każdej zapisanej stronie kserokopii składa własnoręczny podpis poprzedzony co najmniej dopiskiem z użyciem formuły „za zgodność” lub równoważnej). Do oferty muszą zostać załączone kompletne dokumenty, tzn. w formie i treści odpowiadające oryginałom (zawierać wszystkie treści wpisów, pieczątek, podpisy, itd.). Kopie dokumentów muszą być czytelne. Zamawiający może żądać przedstawienia oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii dokumentu wyłącznie wtedy, gdy złożona przez Wykonawcę kopia dokumentu jest nieczytelna lub budzi wątpliwości co do jej prawdziwości.
 
     7.  Jeżeli któryś z wymaganych dokumentów składanych przez Wykonawcę jest sporządzony  w języku obcym dokument taki należy złożyć wraz z tłumaczeniem na język polski poświadczonym przez Wykonawcę. Dokumenty sporządzone w języku obcym bez wymaganych tłumaczeń nie będą brane pod uwagę.
 
    8. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
 
    9.  Zaleca się, aby Wykonawca zamieścił ofertę w kopercie wewnętrznej i zewnętrznej. Koperta wewnętrzna powinna zawierać ofertę i być zaadresowana na Wykonawcę, tak aby można było odesłać ofertę w przypadku jej wpłynięcia po terminie. Koperta zewnętrzna powinna być zaadresowana na Zamawiającego oraz zawierać oznaczenie (bez nazwy i pieczątki Wykonawcy):
 
Organizacja wydarzenia pn. „Rodzinne spotkanie z Mikołajem”
oraz opatrzona napisem
Nie otwierać przed 10 grudnia 2018 r.  godz. 15.00
 
5. Sposób podpisania oferty
  1. Każde oświadczenie woli, w tym oferta wraz ze wszystkimi załącznikami, powinno być podpisane przez osobę lub osoby upoważnione do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy, przy czym jeżeli upoważnienie takie nie wynika z zapisów dokumentów publicznych przedłożonych w postępowaniu przez Wykonawcę, to wymagane jest przedłożenie stosownych pełnomocnictw udzielonych osobie podpisującej do reprezentowania Wykonawcy i do zaciągania w jego imieniu zobowiązań finansowych. Upełnomocnienie musi zostać bezwzględnie udokumentowane.
  2. Zamawiający przyjmuje, że załączone do oferty pełnomocnictwo zostało udzielone do zaciągania w imieniu Wykonawcy zobowiązań finansowych w wysokości odpowiadającej cenie oferty. Ewentualne pełnomocnictwo powinno być pełnomocnictwem rodzajowym do występowania w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego. Należy przedstawić je w formie oryginału, bądź w formie kserokopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez notariusza. Pełnomocnictwo we właściwej formie należy dołączyć do oferty. Zamawiający nie będzie wzywał do uzupełnienia pełnomocnictwa w przypadku jego braku lub gdy Wykonawca złoży wadliwe pełnomocnictwo. Oferty podpisane przez osoby nieupoważnione do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy zostaną odrzucone.
Uwaga! Wykonawca może skorzystać ze wzoru pełnomocnictwa załączonego do ogłoszenia (załącznik nr 2).
 
6. Kryterium oceny ofert
Przy wyborze i ocenie złożonych ofert Zamawiający będzie się kierował kryterium:
- CENA brutto: 60%
- DOŚWIADCZENIE: 20%.
- ATRAKCYJNOŚĆ: 20%
 
Sposób oceny i badania ofert
Oferta może uzyskać maksymalnie 100 punktów.
  1. Zasady oceny wg kryterium „CENA” („C”)
Znaczenie kryterium (waga) – 60%
Oferta z najniższą ceną otrzyma 60 punktów, inne proporcjonalnie mniej według wzoru:
 
                                        najniższa cena brutto
        Ocena punktowa (C) = --------------------------------------------- x 60 = ilość punktów
                                                  cena brutto badanej oferty
 
Ofertom pozostałych Wykonawców, spełniającym wymagania kryterium, przypisana zostanie odpowiednio mniejsza liczba punktów. Wyliczenie punktów zostanie dokonane z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
 
          2. Zasady oceny wg kryterium „DOŚWIADCZENIE” ( „D”)
Znaczenie kryterium (waga) – 20%
W przypadku kryterium „Doświadczenie”, należy rozumieć doświadczenie w organizacji podobnych jak w ogłoszeniu wydarzeń/imprez integracyjnych i/lub rekreacyjnych, ukierunkowanych na integrację dzieci i rodzin np. Dzień Dziecka, Dzień Rodzicielstwa Zastępczego, Piknik/festyn rodzinny itp.  Oferta otrzyma następującą liczbę punktów za ilość zorganizowanych wydarzeń/imprez wg. punktacji: 
  • od  0 do 5 - 5 pkt
  • od 6 do 10 - 10 pkt
  • od 11 do 15 - 15 pkt
  • powyżej 15 - 20 pkt
 
Na potwierdzenie ilości zorganizowanych wydarzeń/imprez integracyjnych i/lub rekreacyjnych w celu udokumentowania kryterium „DOŚWIADCZENIE” należy wykazać je w załączniku nr 3 do ogłoszenia (z określeniem dla kogo były organizowane i wskazaniem wartości wykonanej usługi oraz podaniem daty jej wykonania).
 
      3. Zasady oceny wg kryterium „ATRAKCYJNOŚĆ” („A”)
Znaczenie kryterium (waga) – 20%
Za kryterium „ATRAKCYJNOŚĆ” punkty zostaną przyznane wg liczby zaproponowanych dodatkowo animacji/atrakcji związane z tematyką świąt Bożego Narodzenia (innych niż wymagane w przedmiocie zamówienia) wg punktacji:
  • 1 dodatkowa animacja/atrakcja związana z tematyką świąt Bożego Narodzenia – 5 punktów
  • 2 dodatkowe animacja/atrakcja związana z tematyką świąt Bożego Narodzenia – 10 punktów
  • 3 dodatkowe animacja/atrakcja związana z tematyką świąt Bożego Narodzenia – 15 punktów
  • Powyżej 3 dodatkowych animacji/atrakcji związanych z tematyką świąt Bożego Narodzenia – 20 punków
Wykonawca dołączy do oferty wykaz dodatkowych animacji/atrakcji związanych z tematyką świąt Bożego Narodzenia w formie załącznika celem udokumentowania kryterium „ATRAKCYJNOŚĆ”.
Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta odpowiada wymaganiom określonym w ogłoszeniu oraz zostanie uznana za najkorzystniejszą w oparciu o podane kryteria wyboru. Jeżeli wykonawca, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą uchyli się od zawarcia umowy Zamawiający może dokonać wyboru najkorzystniejszej oferty spośród pozostałych ofert.
Ofertom pozostałych Wykonawców, spełniającym wymagania kryterium, przypisana zostanie odpowiednio mniejsza liczba punktów. Wyliczenie punktów zostanie dokonane z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
Zamawiający poprawi w ofercie oczywiste omyłki pisarskie, oczywiste omyłki rachunkowe oraz inne omyłki polegające na niezgodności oferty z ogłoszeniem, niepowodujące istotnych zmian w treści oferty i poinformuje o tym Wykonawcę, którego oferta została poprawiona.
Niezwłocznie po udzieleniu zamówienia Zamawiający zamieści na swojej stronie internetowej: www.bip.wrota.lubuskie.pl/pcprwschowa  informację o udzieleniu zamówienia podając nazwę albo imię i nazwisko podmiotu. W razie nieudzielenia zamówienia Zamawiający niezwłocznie zamieści na swojej stronie  informację o nieudzieleniu zamówienia.
 
7. Opis sposobu obliczenia ceny oferty
Zgodnie z art. 2 pkt 1 ustawy Pzp przez cenę należy rozumieć cenę w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 ustawy z dnia  9 maja 2014r. o informowaniu o cenach towarów i usług, czyli wartość wyrażoną w jednostkach pieniężnych, uwzględniającą podatek od towarów i usług oraz podatek akcyzowy, jeżeli na podstawie odrębnych przepisów sprzedaż towaru (usługi) podlega obciążeniu podatkiem od towarów i usług lub podatkiem akcyzowym.
Cena oferty musi zostać obliczona zgodnie z poniższymi zasadami:
  1. W ofercie (zał. nr 1 do ogłoszenia) należy podać ostateczną cenę brutto, z wyszczególnieniem podatku VAT.  Cenę należy podać rachunkowo.
  2. Zaoferowana cena musi być ceną ostateczną. Oferta nie może zawierać zapisów typu „cena do negocjacji”
    lub „cena obowiązuje pod warunkiem...”. Podana w ofercie cena musi uwzględniać wszystkie koszty związane z wykonaniem zamówienia określone w pkt 12 ogłoszenia wynikające z opisu przedmiotu zamówienia oraz inne nie ujęte, a bez których nie można wykonać zamówienia.
  3. Wykonawca jest zobowiązany podać koszt za organizację całego zamówienia, uwzględniając wszystkie koszty określone w przedmiocie zamówienia.
  4. Oferta nie zawierająca ceny albo oferta zawierająca kilka propozycji cenowych lub wskazanie ceny o wartości zero złotych będzie stanowiło podstawę do odrzucenia oferty.
  5. Rozliczenia pomiędzy Zamawiającym, a Wykonawcą dokonywane będą w złotych polskich, Zamawiający nie dopuszcza możliwości rozliczenia w walutach obcych. Cenę ofertową należy bezwzględnie określić w złotych polskich.
  6. Ceny należy podać w sposób jednoznacznie wskazujący na oferowaną cenę, do dwóch miejsc po przecinku
    (np. 120,99). Jeżeli cena nie zawiera groszy, można nie wpisywać groszy (np. 120) lub użyć symbolu (np. 120,-).
  7. Jeżeli w postępowaniu zostanie złożona oferta, której wybór prowadziłby do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług, Zamawiający w celu oceny takiej oferty dolicza do przedstawionej w niej ceny podatek od towarów i usług, który miałby obowiązek rozliczyć zgodnie z tymi przepisami. Wykonawca, składając ofertę, informuje Zamawiającego, czy wybór oferty będzie prowadzić do powstania u Zamawiającego obowiązku podatkowego, wskazując nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, których dostawa lub świadczenie będzie prowadzić do jego powstania oraz wskazując ich wartość bez kwoty podatku.
  8. Wykonawca, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, jest zobowiązany najpóźniej w dniu podpisania umowy przedstawić Zamawiającemu szczegółowe wyliczenie wartości zamówienia netto i brutto, tj. wskazać elementy zamówienia, co do których został naliczony podatek VAT oraz wysokość tego podatku.
 
8. Miejsce oraz termin składania i otwarcia ofert 
  1. Ofertę należy złożyć w siedzibie Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie we Wschowie, Plac Kosynierów 1c, 67-400 Wschowa, w pokoju nr 309, w terminie do dnia 10.12.2018 roku, do godziny 15.00. Ofertę należy przesłać za pośrednictwem operatora pocztowego, kuriera lub złożyć osobiście. O zachowaniu terminu złożenia oferty do Zamawiającego decyduje data i godzina wpływu oferty do Zamawiającego. Oferty, które zostaną przesłane pocztą (lub inną drogą, np. pocztą kurierską) i wpłyną do Zamawiającego po wyżej określonym terminie zostaną uznane za złożone po terminie i niezwłocznie zwrócone. Oferty można składać od poniedziałku do piątku w godzinach urzędowania PCPR, a w dniu otwarcia ofert do godziny 15.00
  2. Oferty będą podlegać rejestracji przez Zamawiającego. Każda przyjęta oferta zostanie opatrzona adnotacją określającą dokładny termin przyjęcia oferty, tzn. datą kalendarzową oraz godziną i minutą, w której została przyjęta. Do czasu otwarcia ofert, będą one przechowywane w sposób gwarantujący ich nienaruszalność.
  3. Otwarcie ofert odbędzie się w dniu 10.12.2018 r. o godz. 15.15 w siedzibie Zamawiającego, tj. PCPR we Wschowie, Pl. Kosynierów 1c, 67 - 400 Wschowa, pokój nr 310.
9. Inne informacje związane z postępowaniem
Wykonawca, którego ofertę uznano za najkorzystniejszą zostanie powiadomiony e-mailem i/lub faxem o terminie i miejscu podpisania umowy. Wzór umowy stanowi załącznik nr 4  do ogłoszenia. 
Zamawiający zastrzega możliwość zmiany warunków na każdym etapie postępowania. Zamawiający zastrzega możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyn unieważnienia. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych lub wariantowych.
10.Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełnienia tych warunków:
O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełnią następujące warunki udziału w postępowaniu dotyczące zdolności technicznej i zawodowej :
Wykonawca powinien wykazać, że w okresie ostatnich 3 (trzech) lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał należycie min. 2 zadania o podobnym charakterze jak w zamówieniu, dotyczące usługi organizowania wydarzeń/imprez integracyjnych i/lub rekreacyjnych ukierunkowanych na integrację dzieci i rodzin, np. Dzień Dziecka, Dzień Rodzicielstwa Zastępczego, Piknik/festyn rodzinny itp., o wartości min. 20.000,00 zł (słownie złotych: dwadzieścia  tysięcy złotych 00/100) brutto dla każdej z usług.
Na potwierdzenie spełnienia w/w warunku Wykonawca ma obowiązek złożyć wykaz wykonanych usług (sporządzony  wg wzoru - zał. nr 3 do ogłoszenia) w zakresie niezbędnym do wykazania spełnienia warunku zdolności technicznej i zawodowej, potwierdzający, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał należycie min. 2 zadania o podobnym charakterze jak w zamówieniu, dotyczące usługi organizowania wydarzeń/imprez integracyjnych i/lub rekreacyjnych ukierunkowanych na integrację dzieci i rodzin, np. Dzień Dziecka, Dzień Rodzicielstwa Zastępczego, Piknik/festyn rodzinny itp., o wartości min. 20.000,00 zł (słownie złotych: dwadzieścia  tysięcy złotych 00/100) brutto dla każdej z usług, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu usługi, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane oraz  załączeniem dowodów potwierdzających, że te usługi były wykonane należycie, przy czym dowodami tymi są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane.
UWAGA!
W celu oceny spełnienia warunku Wykonawca ma obowiązek złożyć wraz z ofertą w/w dokumenty.
Zamawiający odrzuci oferty wykonawców w przypadku nie spełnienia warunków udziału w postępowaniu.
Zamawiający nie będzie wzywał do uzupełnienia w/w dokumentów w przypadku ich braku lub gdy dokumenty są niekompletne lub zawierają błędy. Oferta Wykonawcy, który nie wykaże spełnienia warunków udziału w postępowaniu lub zostanie złożona niezgodnie z postanowieniami niniejszego ogłoszenia, nie będzie brana pod uwagę przy ocenie ofert.
11.Termin wykonania zamówienia: zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia.
Celem wydarzenia jest integracja rodzin zastępczych i ich dzieci w atmosferze Świąt Bożego Narodzenia z jednoczesnym zwróceniem uwagi na kształtowanie prawidłowych wzorców i relacji rodzinnych oraz podtrzymywanie tradycji świątecznych, a także na wypełnianą rolę, jaką jest wychowywanie dzieci, które z różnych przyczyn nie mogą dorastać w rodzinach biologicznych.  Ważnym elementem wydarzenia jest integracja rodzin zastępczych objętych w/w projektem z rodzinami zastępczymi, które nie zostały objęte obecnie wsparciem, celem ich niedyskryminacji oraz nie izolowaniu przy organizacji działań kierowanych do tej grupy społecznej w środowisku lokalnym.
Liczba uczestników: Uczestnikami wydarzenia będą rodziny zastępcze wraz z dziećmi oraz ich otoczeniem
Razem: 133 osoby, w tym 73 dzieci
Miejsce organizacji wydarzenia: Powiat Wschowski – teren miasta Wschowa – Wykonawca zapewnia 1 dużą salę z przeznaczeniem na co najmniej 130 osób umożliwiającą przeprowadzenie całości zamówienia (w sali powinna być zapewniona przestrzeń do swobodnego przeprowadzenia konkursów/zabaw, posiłków oraz kącików tematycznych) lub 2 sale, w tym 1 z przeznaczeniem na co najmniej 130 osób umożliwiająca zjedzenie posiłku i przeprowadzanie konkursów/zabaw dla Uczestników wydarzenia oraz 1 mała poboczna mogąca pomieścić jednorazowo co najmniej 50 osób, z przeznaczeniem na kąciki tematyczne. Sale powinny znajdować się w pomieszczeniach zamkniętych i ogrzewanych do temperatury pokojowej. Powinny być ustrojone w świątecznej scenerii. Miejsce powinno być bezpieczne, z dostępem do zaplecza sanitarno – higienicznego (adekwatnego do liczby uczestników wydarzenia - toalety z umywalkami i bieżącą wodą oraz przyborami toaletowymi – papier toaletowy, mydło, ręcznik papierowy – uzupełniane na bieżąco podczas całego wydarzenia). Zapewnienie krzeseł i stołów dla uczestników umożliwiających zjedzenie posiłku. Wykonawca zapewni też kosze na śmieci oraz uprzątnie miejsce po wydarzeniu, (włącznie ze śmieciami). Wykonawca dokona wszelkich zgłoszeń i uzyska wymagane pozwolenia na organizację wydarzenia, jeśli w miejscu jego organizacji jest to wymagane przepisami prawa lokalnego. Miejsce organizacji wydarzenia powinno dysponować miejscami parkingowymi.
W ofercie Wykonawca wskaże miejsce organizacji wydarzenia, z podaniem dokładnego adresu.
Wyżywienie w postaci: w trakcie organizacji wydarzenia Wykonawca zapewni wyżywienie w postaci szwedzkiego stołu, w ilości przynajmniej 1 porcji dla każdego uczestnika: barszczu wigilijnego z uszkami, pierogów z kapustą i grzybami, pierogów „ruskich”, pasztecików z pieczarkami,  ryby po grecku, klusek z makiem (makiełki), kulebiaka z kapustą i grzybami,  kompotu wigilijnego oraz zimne napoje  (0,5 litra  wody niegazowanej oraz 0,5 litra innego napoju/soku na osobę - dla dzieci w butelkach), po 2 kawałki ciasta świątecznego na osobę (3 rodzaje do wyboru), owoce, napoje ciepłe (kawa, herbata – bez ograniczeń). Ponadto Wykonawca zapewni cukier, śmietankę, cytrynę, pieczywo bez ograniczeń oraz słodycze dla dzieci do rozdawania w trakcie prowadzenia zabaw i konkursów.
Animatorzy: Wykonawca zapewnia co najmniej 5 Animatorów (przebranych np. za elfy lub śnieżynki), którzy będą prowadzić animacje podczas wydarzenia, zachęcać uczestników do udziału w zabawach, prowadzić konkursy.
 
Animacje: podczas wydarzenia Wykonawca zorganizuje co najmniej 6 konkursów/zabaw związanych z tematyką Świąt Bożego Narodzenia dla uczestników wydarzenia (w tym 3 wspólne dla rodziców i dzieci)   i zapewni nagrody (drobne upominki np. słodycze, zabawki, przybory szkolne itp.); Konkursy i zabawy mają na celu integrację uczestników wydarzenia oraz kształtowanie prawidłowych wzorców współdziałania rodziców z dziećmi.
 
 Wykonawca dołączy do oferty program wydarzenia, uwzględniający wszystkie warunki przedmiotu zamówienia ze wskazaniem planowanych animacji, w tym konkursów i zabaw.
 
Ponadto Wykonawca w cenie organizacji wydarzenia zapewni następujące animacje/atrakcje:
  1. świąteczny foliowy balon (np. w kształcie mikołaja, renifera, choinki, śnieżynki) z helem  dla każdego  dziecka,
  2. farbki i Animatora malującego dzieciom buźki ,
  3. osobę prowadzącą całe wydarzenie wraz z oprawą muzyczną i odpowiednim  nagłośnieniem ( w trakcie wydarzenia w tle powinna być odtwarzana świąteczna muzyka/ kolędy)
  4. stoisko z fotobudką oraz gadżetami świątecznymi z osobą do obsługi tego stoiska, umożliwiające każdemu uczestnikowi zrobienie pamiątkowego zdjęcia
  5. kącik plastyczny, w którym każdy uczestnik będzie miał możliwość wykonania lub zrobienia drobnych ozdób świątecznych (np. ozdoby choinkowe, kartki świąteczne, małe stroiki, lampiony świąteczne, dla najmłodszych dzieci kolorowanki świąteczne) – materiały zapewnia Wykonawca
  6. stoisko, przy którym dzieci będą miały możliwość świątecznego zdobienia pierników – materiały zapewnia Wykonawca,
  7. osobę przebraną za Świętego Mikołaja, z którą każde dziecko będzie mogło zrobić sobie pamiątkowe zdjęcie. Mikołaj podaruje też każdemu dziecku (73 osoby) drobny upominek zawierający (1 szt. Mikołaj czekoladowy o wielkości co najmniej 20 cm, cukierki czekoladowe w ilości co najmniej 200g, 1 szt. czekolady mlecznej (nie może być to wyrób czekoladopodobny), 2 szt. różnych batoników  czekoladowych, figurka (choinka, gwiazdka itp. ) z piernika,  1 szt. lizak świąteczny np. w kształcie Mikołaja, 1 jabłko, 0,5 kg mandarynek).
  8. w trakcie wydarzenia każde dziecko będzie miało możliwość napisania listu do Mikołaja i wrzucenia go do „skrzynki”.
Wykonawca może wskazać dodatkowe animacje/atrakcje związane z tematyką świąt Bożego Narodzenia w trakcie realizacji wydarzenia. Będą one dodatkowo punktowane przy ocenie oferty w kryterium „Atrakcyjność”. Wykonawca dołączy do oferty wykaz dodatkowych animacji/atrakcji  związanych z tematyką świąt Bożego Narodzenia w formie załącznika.
Wykonawca ubezpieczy organizację wydarzenia od Następstw Nieszczęśliwych Wypadków.
Wykonawca jest zobowiązany do sporządzenia raportu z organizacji wydarzenia, a także wykonania i dostarczenia dokumentacji fotograficznej  na nośniku CD/DVD
Wszystkie oferowane produkty muszą być fabrycznie nowe, pełnowartościowe, wolne od wad i uszkodzeń, wysokiej jakości, nie gorsze niż określone przez Zamawiającego, a także spełniać warunki określone dla produktów bezpiecznych w rozumieniu artykułu 4 ustawy z dnia 12.12.2003r. o ogólnym bezpieczeństwie produktów (Dz.U. z 2003r. nr 229, poz.2275 ze zm.)
Termin realizacji: do wyboru dzień: 15,16 grudzień w godzinach od 11.00 do 15.00 lub 14 grudzień w godzinach od 15.00 do 19.00. Wykonawca musi wskazać w ofercie datę organizacji wydarzenia.
 
13. Obowiązek informacyjny dotyczący danych osobowych.
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.  w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119  z 04.05.2016, str. 1), zwanym dalej „RODO”, informuję, że:
  1. administratorem danych osobowych pozyskanych bezpośrednio od osób fizycznych jest Minister Inwestycji i Rozwoju RP. 
  2. Inspektorem Ochrony Danych Osobowych w Powiatowym Centrum Pomocy Rodzinie we Wschowie jest Pani Kamila Tabiś. Z Inspektorem Ochrony Danych można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych pod numerem telefonu: 65 5408955 lub na adres poczty elektronicznej: pcprwschowa@o2.pl
  3. ww. dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym
    z postępowaniem na usługi społeczne Nr PCPR.230.8.2018 Organizacja wydarzenia pn. „Rodzinne spotkanie z Mikołajem”.
  4. odbiorcami ww. danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2017 r. poz. 1579 ze zm.), dalej „ustawa Pzp”; 
  5. ww. dane osobowe będą przechowywane, przez okres 10  lat od dnia zakończenia projektu, tj. od dnia 31.12.2018r.
  6. obowiązek podania danych osobowych (pozyskanych przez Zamawiającego bezpośrednio od osób fizycznych w przedmiotowym postępowaniu) dotyczących tych osób jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na usługi społeczne; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp; 
  7. w odniesieniu do ww. danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
  8. osoby fizyczne, których dane Zamawiający pozyskał bezpośrednio posiadają:
  • na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do własnych danych osobowych;
  • na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania własnych danych osobowych **;
  • na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania własnych danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO ***; 
  • prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy osoba, której dane dotyczą uzna,  że przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy RODO;
      9. osobom fizycznym, których dane Zamawiający pozyskał bezpośrednio w przedmiotowym postępowaniu nie przysługuje:
  • w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
  • prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
  • na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania danych osobowych Wykonawcy jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
 
* Wyjaśnienie: informacja w tym zakresie jest wymagana, jeżeli w odniesieniu do danego administratora lub podmiotu przetwarzającego istnieje obowiązek wyznaczenia inspektora ochrony danych osobowych.
** Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na usługi społeczne ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników.
*** Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.
 
Ponadto informujemy, że w związku z wejściem w życie RODO od dnia 25 maja 2018r. Wykonawca ubiegający się o zamówienie jest również zobowiązany do wypełnienia wszystkich obowiązków formalno – prawnych związanych z udziałem w postępowaniu wynikających z RODO.
 Do obowiązków tych należą m.in. obowiązek informacyjny przewidziany w art. 13 RODO w stosunku do osób fizycznych, których dane osobowe dotyczą i od których dane te Wykonawca bezpośrednio pozyskał.
Ponadto Wykonawca jest zobowiązany do wypełnienia obowiązku informacyjnego wynikającego z art. 14 RODO względem osób fizycznych, których dane przekazuje Zamawiającemu i których dane pośrednio pozyskał, chyba że ma zastosowanie co najmniej jedno z wyłączeń o których mowa w art. 14 ust 5 RODO.
Jednocześnie informujemy, że administratorem danych osobowych zobowiązanym do realizacji obowiązku informacyjnego wynikającego z art. 13 RODO  jest:
  1. Wykonawca - względem osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio pozyskał w tym w szczególności w stosunku do:
  • osoby fizycznej skierowanej do realizacji zamówienia,
  • podwykonawcy/podmiotu trzeciego będącego osobą fizyczną,
  • podwykonawcy/podmiotu trzeciego będącego osobą fizyczną, prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą,
  • pełnomocnika podwykonawcy/podmiotu trzeciego będącego osobą fizyczną (np. dane osobowe zamieszczone w pełnomocnictwie),
  • członka organu zarządzającego podwykonawcy/podmiotu trzeciego, będącego osobą fizyczną (np. dane osobowe zamieszczone w informacji z KRK);
 
       b. Podwykonawca/podmiot trzeci - względem osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio pozyskał. Dotyczy to w szczególności osoby fizycznej skierowanej do realizacji zamówienia.
 
W celu zapewnienia, że Wykonawca wypełnił obowiązki informacyjne oraz ochrony prawnie uzasadnionych interesów osoby trzeciej, której dane zostały przekazane w związku z udziałem Wykonawcy w postępowaniu, jest on zobowiązany  do złożenia oświadczenia o wypełnieniu obowiązków  informacyjnych przewidzianych w art. 13 lub art.  14 RODO. Oświadczenie to zawarto w załączniku nr 1 do ogłoszenia (oferta na usługi społeczne) w pkt. 12
 
 
Wschowa, dnia 03.12.2018

Załączniki

« powrót do poprzedniej strony