Rejestr zmian

 

Organizacja wydarzenia pn. „Rodzinny wieczór wigilijny”

 

dla uczestników projektu pn. „Aktywna integracja w Powiecie Wschowskim – II edycja” współfinansowanego przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Lubuskie 2020. Oś 7 Równowaga Społeczna, Działanie 7.2 Programy aktywnej integracji realizowane przez powiatowe centra pomocy rodzinie.

Postępowanie o udzielenie zamówienia na usługi społeczne prowadzone jest według zasad określonych w         art. 138o ustawy dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2019 r. poz. 1843). Realizacja zamówienia podlega prawu polskiemu, w tym w szczególności ustawie z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny. Wartość zamówienia nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 750 000 euro.

Nr 1   –  Formularz ofertowy

Nr 2   –  Wzór pełnomocnictwa

Nr 3   –  Wykaz wykonanych usług

Nr 4    –  Wzór umowy

Oznaczenie przedmiotu zamówienia według Wspólnego Słownika Zamówień Publicznych – kod CPV: 79952000-2 Usługi w zakresie organizacji imprez, 80400000-8 usługi edukacji osób dorosłych oraz inne, 80310000-0 Usługi edukacji młodzieży, 80410000-1 Różne usługi szkolne, 85312110-3  Usługi opieki dziennej nad dziećmi.

Nazwa Zamawiającego: Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie we Wschowie

Kierownik Zamawiającego: Katarzyna Ciepła-Nowak

Adres Zamawiającego: ul. Pl. Kosynierów 1c, 67 - 400 Wschowa

Nr telefonu:  + 48 65 540 17 58

Adres e-mail: pcprwschowa@o2.pl

Strona www, na której będą umieszczane informacje:  www.bip.wrota.lubuskie.pl/pcprwschowa

 

 

Zamawiający informuje, że dopuszcza porozumiewanie się za pomocą poczty elektronicznej e-mail
przy przekazywaniu następujących dokumentów:

 

a) dokumenty potwierdzające spełnienie przez Wykonawcę warunków podmiotowych udziału w postępowaniu, o których mowa w pkt.10,

b) program wydarzenia „Rodzinny wieczór wigilijny” uwzględniający warunki zamówienia ze wskazaniem planowanych animacji, w tym konkursów i zabaw;

c)pełnomocnictwo, jeżeli zachodzą okoliczności powodujące konieczność dołączenia do oferty takiego dokumentu – załącznik nr 2 do ogłoszenia

 

6. W przypadku, gdy Wykonawca składa kopię jakiegoś dokumentu musi być ona poświadczona za zgodność
z oryginałem przez Wykonawcę. Poświadczyć dokument może tylko osoba lub osoby upoważnione do składania oświadczeń w imieniu Wykonawcy. Jeżeli do reprezentowania Wykonawcy upoważnione są łącznie dwie lub więcej osób kopie dokumentów muszą być potwierdzone za zgodność z oryginałem przez te osoby. Poświadczenie powinno nastąpić w sposób jednoznacznie identyfikujący osobę lub osoby poświadczające (Wykonawca na każdej zapisanej stronie kserokopii składa własnoręczny podpis poprzedzony co najmniej dopiskiem z użyciem formuły „za zgodność” lub równoważnej). Do oferty muszą zostać załączone kompletne dokumenty, tzn. w formie i treści odpowiadające oryginałom (zawierać wszystkie treści wpisów, pieczątek, podpisy, itd.). Kopie dokumentów muszą być czytelne. Zamawiający może żądać przedstawienia oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii dokumentu wyłącznie wtedy, gdy złożona przez Wykonawcę kopia dokumentu jest nieczytelna lub budzi wątpliwości co do jej prawdziwości.

7. Jeżeli któryś z wymaganych dokumentów składanych przez Wykonawcę jest sporządzony  w języku obcym dokument taki należy złożyć wraz z tłumaczeniem na język polski poświadczonym przez Wykonawcę. Dokumenty sporządzone w języku obcym bez wymaganych tłumaczeń nie będą brane pod uwagę.

8.Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.

9.Zaleca się, aby Wykonawca zamieścił ofertę w kopercie wewnętrznej i zewnętrznej. Koperta wewnętrzna powinna zawierać ofertę i być zaadresowana na Wykonawcę, tak aby można było odesłać ofertę w przypadku jej wpłynięcia po terminie. Koperta zewnętrzna powinna być zaadresowana na Zamawiającego (bez nazwy i pieczątki Wykonawcy) oraz zawierać oznaczenie:

 

Nie otwierać przed 12 grudnia 2019r. godz. 10.15 ”

 

 

Uwaga! Wykonawca może skorzystać ze wzoru pełnomocnictwa załączonego do ogłoszenia (załącznik nr 2 do ogłoszenia).

Przy wyborze i ocenie złożonych ofert Zamawiający będzie się kierował kryterium:

- cena brutto 70 %

- doświadczenie 15%

- atrakcyjność 15%

Oferta może uzyskać maksymalnie 100 punktów.

Znaczenie kryterium (waga) – 70%

Oferta z najniższą ceną otrzyma 70 punktów, inne proporcjonalnie mniej według wzoru:

 

                                                   najniższa cena brutto

        Ocena punktowa (C) = --------------------------------------------- x 70 = ilość punktów

                                                  cena brutto badanej oferty

 

Ofertom pozostałych Wykonawców, spełniającym wymagania kryterium, przypisana zostanie odpowiednio mniejsza liczba punktów. Wyliczenie punktów zostanie dokonane z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

 

Znaczenie kryterium (waga) – 15%

W przypadku kryterium „Doświadczenie”, należy rozumieć doświadczenie w organizacji podobnych jak w ogłoszeniu wydarzeń/imprez integracyjnych i/lub rekreacyjnych, ukierunkowanych na integrację dzieci i rodzin np. Dzień Dziecka, Dzień Rodzicielstwa Zastępczego, Piknik/festyn rodzinny itp.  Oferta otrzyma następującą liczbę punktów za ilość zorganizowanych wydarzeń/imprez wg. punktacji: 

Na potwierdzenie ilości zorganizowanych wydarzeń/imprez integracyjnych i/lub rekreacyjnych w celu udokumentowania kryterium „DOŚWIADCZENIE” należy wykazać je w załączniku nr 3 do ogłoszenia                                      (z określeniem dla kogo były organizowane i wskazaniem wartości wykonanej usługi oraz podaniem daty jej wykonania).

 

Znaczenie kryterium (waga) – 15%

Za kryterium „ATRAKCYJNOŚĆ” punkty zostaną przyznane wg liczby zaproponowanych dodatkowo        animacji/atrakcji związanych z tematyką świąt Bożego Narodzenia (innych niż wymagane w przedmiocie zamówienia) wg punktacji:

Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego oferta odpowiada wymaganiom określonym w ogłoszeniu
oraz zostanie uznana za najkorzystniejszą w oparciu o podane kryteria wyboru. Jeżeli wykonawca, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą uchyli się od zawarcia umowy, Zamawiający może dokonać wyboru najkorzystniejszej oferty spośród pozostałych ofert.

Zamawiający poprawi w ofercie oczywiste omyłki pisarskie, oczywiste omyłki rachunkowe oraz inne oczywiste omyłki polegające na niezgodności oferty z ogłoszeniem, nie powodujące istotnych zmian w treści oferty i poinformuje o tym Wykonawcę, którego oferta została poprawiona.

Niezwłocznie po udzieleniu zamówienia Zamawiający zamieści na swojej stronie BIP:  www.bip.wrota.lubuskie.pl/pcprwschowa informację o udzieleniu zamówienia, podając nazwę podmiotu albo imię i nazwisko Wykonawcy. W razie nie udzielenia zamówienia Zamawiający niezwłocznie zamieści na swojej stronie informację o nie udzieleniu zamówienia.

 

Zgodnie z art. 2 pkt 1 ustawy Pzp przez cenę należy rozumieć cenę w rozumieniu art. 3 ust. 1 pkt 1 i ust. 2 ustawy z dnia 9 maja 2014r. o informowaniu o cenach towarów i usług, czyli wartość wyrażoną w jednostkach pieniężnych, uwzględniającą podatek od towarów i usług oraz podatek akcyzowy, jeżeli na podstawie odrębnych przepisów sprzedaż towaru (usługi) podlega obciążeniu podatkiem od towarów i usług lub podatkiem akcyzowym.

Cena oferty musi zostać obliczona zgodnie z poniższymi zasadami:

 

 

 

Wykonawca, którego ofertę uznano za najkorzystniejszą zostanie powiadomiony e-mailem lub telefonicznie o terminie i miejscu podpisania umowy. Wzór umowy stanowi załącznik nr 4  do ogłoszenia. 

Zamawiający zastrzega możliwość zmiany warunków zamówienia na każdym etapie postępowania. Zamawiający zastrzega możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyn unieważnienia. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych lub wariantowych.

O udzielenie zamówienia na usługi społeczne mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają warunki udziału w postępowaniu dotyczące zdolności technicznej i zawodowej:

Wykonawca powinien wykazać, że w okresie ostatnich 3 (trzech) lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał należycie min. 2  zadania o podobnym charakterze jak w zamówieniu, dotyczące usługi organizowania wydarzeń/imprez integracyjnych i/lub rekreacyjnych ukierunkowanych na integrację dzieci i rodzin, np. Dzień Dziecka, Dzień Rodzicielstwa Zastępczego, Piknik/festyn rodzinny itp., o wartości min. 20.000,00 zł (słownie złotych: dwadzieścia  tysięcy złotych 00/100) brutto dla każdej z usług.

 

Na potwierdzenie spełnienia w/w warunku Wykonawca ma obowiązek złożyć Wykaz wykonanych usług (zał. nr 3 do ogłoszenia) w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku zdolności technicznej i zawodowej, potwierdzający, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wykonał należycie min. 2 zadania o podobnym charakterze jak w zamówieniu, dotyczące usługi organizowania wydarzeń/imprez integracyjnych i/lub rekreacyjnych ukierunkowanych na integrację dzieci i rodzin, np. Dzień Dziecka, Dzień Rodzicielstwa Zastępczego, Piknik/festyn rodzinny itp., o wartości min. zł (słownie złotych:złotych 00/100) brutto dla każdej z usług, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu usługi, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których usługi zostały wykonane. Wykonawca zobowiązany jest do załączenia do oferty dokumentów potwierdzających, że usługi te zostały wykonane należycie, przy czym dowodami, o których mowa powyżej są referencje bądź inne dokumenty wystawione przez podmiot, na rzecz którego usługi były wykonywane, a jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów – oświadczenie wykonawcy.

 

UWAGA!
W celu oceny spełnienia warunków Wykonawca ma obowiązek złożyć wraz z ofertą dokumenty o których mowa w pkt. 10.  Jeżeli Wykonawca nie złożył w/w dokumentów lub dokumenty są niekompletne, zawierają błędy lub  budzą wskazane przez Zamawiającego wątpliwości, Zamawiający wezwie do ich złożenia, uzupełnienia lub poprawienia lub do udzielenia wyjaśnień w terminie przez siebie wskazanym, chyba że mimo ich złożenia, uzupełnienia lub poprawienia lub udzielenia wyjaśnień oferta Wykonawcy podlega odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie postępowania.

Zamawiający odrzuci oferty wykonawców, którzy nie wykażą spełnienia warunków udziału w postępowaniu lub złożą oferty niezgodnie z postanowieniami niniejszego ogłoszenia.

11.Termin wykonania zamówienia: zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia.

Przedmiotem zamówienia jest zorganizowanie dla rodzin zastępczych i wychowanków tych rodzin oraz ich otoczenia spotkania integracyjnego pn. „Rodzinny wieczór wigilijny” w ramach projektu pn. „Aktywna integracja w Powiecie Wschowskim – II edycja”.

Celem wydarzenia jest wprowadzenie jego uczestników w atmosferę Świąt Bożego Narodzenia. Czas Świąt Bożego Narodzenia jest czasem szczególnym, spędzanym w gronie najbliższych, dlatego też spotkanie ma na celu niwelować poczucie osamotnienia i odrzucenia dzieci wychowywanych w pieczy zastępczej, które nie mogą dorastać i wychowywać się w rodzinach biologicznych. Wydarzenie ma być czasem radości, zabawy oraz rodzinnego spędzenia czasu z zachowaniem tradycji świątecznych. Ważnym elementem wydarzenia będzie integracja rodzin zastępczych objętych w/w projektem z rodzinami zastępczymi, które nie zostały objęte obecnie wsparciem, celem ich niedyskryminacji oraz nie izolowania przy organizacji działań kierowanych do tej grupy społecznej w środowisku lokalnym.

Liczba uczestników: Uczestnikami wydarzenia będą rodziny zastępcze, dzieci przebywające w pieczy zastępczej oraz ich otoczenie.

Razem: 123 osoby, w tym 64 dzieci

Miejsce organizacji wydarzenia: Wykonawca zapewnia na terenie Powiatu Wschowskiego 1 dużą salę z przeznaczeniem na co najmniej 123 osób umożliwiającą przeprowadzenie całości zamówienia (w sali powinna być zapewniona przestrzeń do swobodnego przeprowadzenia konkursów/zabaw, posiłków oraz kącików tematycznych) lub 2 sale, w tym 1 z przeznaczeniem na co najmniej 123 osoby umożliwiająca zjedzenie posiłku i przeprowadzanie konkursów/zabaw dla Uczestników wydarzenia oraz 1 mała poboczna mogąca pomieścić jednorazowo co najmniej 50 osób, z przeznaczeniem na kąciki tematyczne. Sale powinny znajdować się w pomieszczeniach zamkniętych i ogrzewanych do temperatury pokojowej. Powinny być ustrojone w świątecznej scenerii (m.in. choinka, świeczki oraz świąteczne serwetki na stołach). Miejsce powinno być bezpieczne, z dostępem do zaplecza sanitarno – higienicznego (adekwatnego do liczby uczestników wydarzenia - toalety z umywalkami i bieżącą wodą oraz przyborami toaletowymi – papier toaletowy, mydło, ręcznik papierowy – uzupełniane na bieżąco podczas całego wydarzenia). Zapewnienie krzeseł i stołów dla uczestników umożliwiających zjedzenie posiłku. Wykonawca zapewni też kosze na śmieci oraz uprzątnie miejsce po wydarzeniu, (włącznie ze śmieciami). Wykonawca dokona wszelkich zgłoszeń i uzyska wymagane pozwolenia na organizację wydarzenia, jeśli w miejscu jego organizacji jest to wymagane przepisami prawa lokalnego. Miejsce organizacji wydarzenia powinno dysponować miejscami parkingowymi.

W ofercie Wykonawca wskaże miejsce organizacji wydarzenia, z podaniem dokładnego adresu.

Wyżywienie w postaci: w trakcie organizacji wydarzenia Wykonawca zapewni wyżywienie w postaci szwedzkiego stołu, w ilości przynajmniej 1 porcji dla każdego uczestnika: barszczu wigilijnego z uszkami, pierogów z kapustą i grzybami, krokieta, ryby po grecku, sałatki śledziowej, klusek z makiem (makiełki),  kompotu wigilijnego oraz zimne napoje  (0,5 litra  wody niegazowanej oraz 0,5 litra innego napoju/soku na osobę - dla dzieci w butelkach), po 2 kawałki ciasta świątecznego na osobę (3 rodzaje do wyboru), owoce, napoje ciepłe (kawa, herbata – bez ograniczeń). Ponadto Wykonawca zapewni cukier, śmietankę, cytrynę, pieczywo bez ograniczeń oraz słodycze dla dzieci do rozdawania w trakcie prowadzenia zabaw i konkursów.

Animatorzy: Wykonawca zapewnia co najmniej 5 Animatorów (przebranych w stroje o tematyce bożonarodzeniowej np. za elfy lub śnieżynki), którzy będą prowadzić animacje podczas wydarzenia, zachęcać uczestników do udziału w zabawach, prowadzić konkursy.

 

Animacje: podczas wydarzenia Wykonawca zorganizuje co najmniej 6 konkursów/zabaw związanych z tematyką Świąt Bożego Narodzenia dla uczestników wydarzenia (w tym 3 wspólne dla rodziców i dzieci)   i zapewni nagrody (drobne upominki np. zabawki, gry, książki, kolorowanki, przybory szkolne itp.);

Konkursy i zabawy mają na celu integrację uczestników wydarzenia oraz kształtowanie prawidłowych wzorców współdziałania rodziców z dziećmi oraz wzmocnienie więzi rodzinnych.

 

Wykonawca zorganizuje karaoke - konkurs kolęd/piosenek świątecznych dla Uczestników spotkania (indywidualne lub całymi rodzinami), każdy z biorących udział otrzyma drobną nagrodę (zabawki, gry, książki, kolorowanki, ozdoby świąteczne itp.)

 

 

16.00 – rozpoczęcie wydarzenia – przywitanie gości przez Kierownika PCPR oraz przybyłych gości (od początku wydarzenia dostępny dla wszystkich bufet kawowy)

16.20-17.00 – krótkie przedstawienie jasełkowe

17.00 – 17.10 – wspólne śpiewanie kolęd ( 2 - 3 kolędy)

17.10-17.40 – wspólna wigilia

17.40- 18.00 -  przybycie Świętego Mikołaja i wręczanie prezentów

18.00 – 19.00 – animacje/konkursy/zabawy/kąciki tematyczne

 

Wykonawca może wskazać dodatkowe animacje/atrakcje związane z tematyką świąt Bożego Narodzenia w trakcie realizacji wydarzenia. Będą one dodatkowo punktowane przy ocenie oferty w kryterium „Atrakcyjność”. Wykonawca dołączy do oferty wykaz dodatkowych animacji/atrakcji  związanych z tematyką świąt Bożego Narodzenia w formie załącznika.

Wykonawca zapewni podczas  wydarzenia ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej.

Wykonawca jest zobowiązany do sporządzenia raportu z organizacji wydarzenia, a także wykonania i dostarczenia dokumentacji fotograficznej  w formie elektronicznej.

Wszystkie oferowane produkty muszą być fabrycznie nowe, pełnowartościowe, wolne od wad i uszkodzeń, wysokiej jakości, nie gorsze niż określone przez Zamawiającego, a także spełniać warunki określone dla produktów bezpiecznych w rozumieniu artykułu 4 ustawy z dnia 12.12.2003r. o ogólnym bezpieczeństwie produktów (Dz.U. z 2003r. nr 229, poz.2275 ze zm.)

Termin realizacji: do wyboru dzień 19, 20 lub 21 grudzień w godzinach od 16.00 do 19.00. Wykonawca musi wskazać w ofercie datę organizacji wydarzenia.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.  w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119  z 04.05.2016, str. 1), zwanym dalej „RODO”, informuję, że:

− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do własnych danych osobowych. W przypadku gdy wykonanie obowiązków, o których mowa w art. 15 ust. 1–3 RODO, wymagałoby niewspółmiernie dużego wysiłku, zamawiający może żądać od osoby, której dane dotyczą, wskazania dodatkowych informacji mających na celu sprecyzowanie żądania, w szczególności podania nazwy lub daty postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania własnych danych osobowych (skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników);

− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania własnych danych osobowych. Wystąpienie z żądaniem, o którym mowa w art. 18 ust. 1 RODO, nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku gdy wniesienie żądania, o którym mowa w art. 18 ust. 1 RODO, spowoduje ograniczenie przetwarzania danych osobowych zawartych w protokole i załącznikach do protokołu, zamawiający nie udostępnia tych danych zawartych w protokole i w załącznikach do protokołu, chyba że zachodzą przesłanki, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO (prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego); 

− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy osoba, której dane dotyczą uzna,  że przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy RODO;

 

9.osobom fizycznym, których dane Zamawiający pozyskał bezpośrednio w przedmiotowym postępowaniu nie przysługuje:

- w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

- prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

- na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania danych osobowych Wykonawcy jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

 

 

Wschowa, dnia 04.12.2019r.