ˆ

Ustawienia dostępności

Zmiana wielkości treści w serwisie
Zmiana kontrastu serwisu

Nagłówek strony

Przejdź do strony głównej

Biuletyn Informacji Publicznej

Urząd Gminy Dąbie
  • BIP
  • Godło RP
ˆ

Kontrole, nadzór

Pobierz dane XMLDrukuj informację

Szczegóły informacji

Kontrola zarządcza Urzędu Gminy Dąbie

Informacja ogłoszona dnia 2013-01-07 12:48:46 przez Natalia Szymczyk

Akapit nr 1 - brak tytułu

Kontrolę zarządczą w jednostkach sektora finansów publicznych stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. Definicja ta określona została w art. 68 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.). Ustalając procedury w zakresie kontroli zarządczej przeprowadzonej w Urzędzie Gminy Dąbie oparto się na Komunikacie Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z dnia 30 grudnia 2009 r.). Standardy określono w pięciu grupach odpowiadających poszczególnym elementom kontroli zarządczej:
 
A. środowisko wewnętrzne
B. cele i zarządzanie ryzykiem
C. mechanizmy kontroli
D. informacja i komunikacja
E. monitorowanie i ocena
 

A. Środowisko wewnętrzne

1. Przestrzeganie wartości etycznych.
 Zasady etyczne dla pracowników Urzędu Gminy w Dąbiu, określają przepisy odrębne, w szczególności: ustawa o pracownikach samorządowych i kodeks postępowania administracyjnego Pracowników Urzędu Gminy w Dąbiu obowiązuje Kodeks Etyczny Pracowników Urzędu Gminy Dąbie, który zawiera zbiór zasad zachowania i sposobu postępowania urzędników. Każdy pracownik Urzędu Gminy zapoznał się z w/w kodeksem oraz podpisał oświadczenie o zapoznaniu się z treścią Kodeksu. Zobowiązał się tym samym do jego przestrzegania (Kodeks wraz z podpisami pracowników do wglądu u Sekretarza Gminy).
 
2. Kompetencje zawodowe.
 Pracownicy Urzędu Gminy w Dąbiu posiadają wiedzę, umiejętności i doświadczenie pozwalające skutecznie i efektywnie wypełniać zadania powierzone zakresem czynności i obowiązków. Zasady zatrudniania określają przepisy ustawy o pracownikach samorządowych. Proces naboru na stanowiska pracy w Urzędzie Gminy prowadzi się w sposób zapewniający wybór najlepszego kandydata na dane stanowisko zgodnie z zasadami określonymi w „Regulaminie naboru na wolne stanowisko urzędnicze w Urzędzie Gminy Dąbie” wprowadzonym zarządzeniem Wójta Gminy Dąbie  (regulamin do wglądu w Sekretariacie lub u Sekretarza Gminy). Pracownicy poddawani są kompleksowej ocenie wyników pracy pod kątem realizacji zadań, przydatności zawodowej na dane stanowisko oraz możliwości rozwojowych pracownika. Oceny dokonuje się co dwa lata w oparciu o „Regulamin okresowych ocen pracowników” wprowadzony zarządzeniem Wójta Gminy Dąbie. (regulamin do wglądu w Sekretariacie lub u Sekretarza Gminy). Wszyscy pracownicy na bieżąco uzupełniają wiedzę poprzez samokształcenie, śledzą obowiązujące przepisy i inicjują zmiany niezbędne w pracy. W związku z powyższym nadążają za zmianami zachodzącymi w zakresie obsługi interesantów i obowiązkowego ustawodawstwa.
Rozwój kompetencji zawodowych w ramach dokształcenia zawodowego pozaszkolnego odbywał się w minionym roku poprzez uczestnictwo w szkoleniach (poświadczenia szkoleń do wglądu na poszczególnych stanowiskach pracy u osób uczestniczących w szkoleniach ). W ramach dokształcania pracownicy Urzędu Gminy w Dąbiu samokształcili się z pomocą radcy prawnego poprzez wspólną, analizę poszczególnych aktów prawnych.
 
3. Struktura organizacyjna.
 W ramach struktury organizacyjnej został wprowadzony zarządzeniem Wójta Gminy Dąbie „Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy Dąbie”, który określa zakres działania i zadania Urzędu, organizację urzędu, zasady i tryb funkcjonowania Urzędu, podział zadań i kompetencji pomiędzy kierownictwem Urzędu, zadania i kompetencje poszczególnych Referatów i  stanowisk pracy.
 
4. Delegowanie uprawnień.
Poszczególni pracownicy posiadają imienne zakresy czynności regulujące ich obowiązki i uprawnienia. Powierzone uprawnienia i obowiązki dokonywane są wyłącznie w formie pisemnej i potwierdzone podpisem pracownika przyjmującego te uprawnienia i obowiązki. Ponadto Wójt Gminy Dąbie pisemnie udzielił imiennych upoważnień pracownikom do wydawania w jego imieniu decyzji administracyjnych oraz podpisywania tych decyzji . Wszelkie zakresy czynności, uprawnienia oraz pełnomocnictwa do wglądu w teczkach osobowych.  W Urzędzie Gminy Dąbie obowiązuje również w tym zakresie Regulamin Pracy”  ustalający organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki, z którymi każdy pracownik ma obowiązek się zapoznać . Regulamin znajduje się do wglądu w Sekretariacie lub u Sekretarza Gminy
 

B. Cele i zarządzanie ryzykiem.

1. Misja

Misję Urzędu Gminy w Dąbiu określono w Strategii Rozwoju Gminy Dąbie .

2. Określenie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji.

Cele i zadania Urzędu Gminy w Dąbiu na każdy rok określane są w formie pisemnej. Określenie celów i zadań za rok 2012 występowało w :
- Wieloletniej Prognozie Finansowej,
- Budżecie Gminy na rok 2012,
- Rocznym planie pracy poszczególnych komisji Rady Gminy.
Dokumenty wymienione  powyżej oraz zmiany w tych dokumentach podlegają zatwierdzeniu na podstawie odrębnych przepisów i znajdują się do wglądu u Kierownictwa Urzędu.

3. Mierniki.
 Sprawozdania z realizacji celów i zadań Urzędu Gminy za rok 2012 znajdują odzwierciedlenie w następujących dokumentach, przyjmowanych przez Radę Gminy:
- protokołach Rady Gminy,
- sprawozdaniu z realizacji  planu pracy poszczególnych komisji Rady Gminy,
- sprawozdaniach Wójta Gminy Dąbie z działalności Urzędu Gminy,
- sprawozdaniu Wójta Gminy Dąbie z realizacji budżetu. Powyższe informacje znajdują się w protokołach z Sesji Rady Gminy Dąbie.

4. Identyfikacja i analiza ryzyka oraz reakcja na ryzyko.
Ocena realizacji powyższych celów i zadań następuje poprzez kontrolę wstępną, bieżącą oraz następną. Jako środki zapobiegawcze stosowane są kontrole zewnętrzne: RIO, NIK, Lubuski Urząd Wojewódzki, ZUS, US. Ryzyko niezrealizowania celów lub zrealizowania ich niezgodnie z obowiązującymi przepisami zostanie opisane w dokumentach z przeprowadzonych kontroli. Reakcją na ryzyko będą uwagi wnoszone przez kontrolujących w protokołach z kontroli. Szczegółowe cele i zarządzanie ryzykiem w tym identyfikację ryzyka, analizę ryzyka, reakcję na ryzyko określone zostały dodatkowo w Zarządzeniu Wójta Gminy Dąbie w sprawie procedur zarządzania ryzykiem w Urzędzie Gminy Dąbie.
 

C. Mechanizmy kontroli

Mechanizmy kontroli to wszystkie działania mające na celu ograniczenie ryzyk. W ich skład wchodzą przepisy prawa i wszystkie wewnętrzne uregulowania zawarte w zarządzeniach wewnętrznych i uchwałach organu stanowiącego. W ramach tego systemu w Urzędzie Gminy działają: procedury wewnętrzne, regulaminy, instrukcje i wytyczne. Książka kontroli  znajduje się u Sekretarza Gminy.
 
1. Dokumentowanie systemu kontroli zarządczej
 Dokumentacja dotycząca zarządzeń Wójta Gminy (jako organu gminy i kierownika urzędu) znajduje się u Sekretarza Gminy oraz na stronie BIP Gminy Dąbie (jako organu gminy). Zakresy obowiązków oraz indywidualne upoważnienia poszczególnych pracowników znajdują się w teczkach osobowych pracowników. Dokumentacja kontroli zarządczej znajduje się u kierownictwa Urzędu
W ramach dokumentacji kontroli zarządczej wszyscy pracownicy zostali zapoznani (za pisemnym potwierdzeniem) z zarządzeniem Wójta Gminy Dąbie w sprawie kontroli zarządczej.
 
2. Nadzór systemu kontroli zarządczej.

Nadzór nad wykonaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektownej i skutecznej realizacji prowadzi Kierownictwo Urzędu .

3. Ciągłość działalności.

Należy zapewnić istnienie mechanizmów służących utrzymaniu ciągłości działalności jednostki sektora finansów publicznych, wykorzystując między innymi wyniki analizy ryzyka. Mechanizm niniejszy służy również utrzymaniu ciągłości działalności poprzez wyznaczenie osób pełniących zastępstwo w trakcie nieobecności merytorycznego pracownika. Podstawą realizacji są stosowne upoważnienia oraz zapisy w zakresach czynności pracowników.
 
 4. Ochrona zasobów.
 Jako dowód ochrony zasobów ludzkich w Urzędzie Gminy funkcjonuje „Regulamin Pracy w Urzędzie Gminy Dąbie” wprowadzony zarządzeniem Wójta Gminy Dąbie do stosowania przez wszystkich pracowników. Dostęp do zasobów finansowych, materialnych i informatycznych mają wyłącznie osoby upoważnione. Wprowadzone są niezbędne ograniczenia w formie haseł do komputerów oraz haseł do programów niezbędnych podczas pracy. Mechanizmy kontroli operacji finansowych ujęte zostały w  Zarządzeniu Wójta Gminy Dąbie w sprawie ustalenia procedury kontroli finansowej Czynności dokonywane podczas weryfikacji operacji gospodarczych ujęte zostały w „Polityce rachunkowości w Urzędzie Gminy Dąbie” przyjętej zarządzeniem Wójta Gminy Dąbie  oraz innych wewnętrznych dokumentach usprawniających organizację i funkcjonowanie Urzędu. Wspomniane dokumenty znajdują się do wglądu u Sekretarza Gminy i Skarbnika Gminy (finansowe).
 
5. Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych.
W Urzędzie Gminy istnieją następujące mechanizmy kontroli:
- rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych,
- wszystkie operacje finansowe zatwierdzane są w porozumieniu ze Skarbnikiem Gminy,
- istnieje podział na obowiązki kluczowe,
-pracownicy stosują się do zasad ujętych w polityce rachunkowości.

6. Mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych.

Mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych mają na celu zapewnienie bezpieczeństwa danych systemów informatycznych, opisane zostały w Zarządzeniu Wójta Gminy Dąbie w sprawie zabezpieczenia danych osobowych
 
 

D. Informacja i Komunikacja

1. Bieżąca informacja.

Osoby zarządzające oraz wszyscy pracownicy Urzędu Gminy w Dąbiu mają zapewniony dostęp do informacji niezbędnych do wykonywania swoich obowiązków. System komunikacji umożliwia przepływ informacji i ich właściwe zrozumienie wewnątrz jednostki zarówno pionowo jak i poziomo.

2. Komunikacja wewnętrzna.
Aby zapewnić efektywne mechanizmy przekazywania ważnych informacji w obrębie Urzędu Gminy stosuje się: narady z udziałem pracowników, narady Wójta Gminy z udziałem kierownictwa Urzędu, poczta elektroniczna, wewnętrzna sieć telefoniczna. Na bieżąco przekazuje się wszystkie istotne informacje niezbędne do prawidłowego funkcjonowania poszczególnych referatów, w szczególności w zakresie zmian obowiązujących przepisów prawnych. Na bieżąco również pozyskiwane są rzetelne informacje potrzebne do realizacji zadań. W ramach komunikacji istnieje również wymiana literatury i specjalistycznej prasy.
 
 
3. Komunikacja zewnętrzna.
 W ramach komunikacji zewnętrznej, której istotą jest przekazywanie informacji wszelkim podmiotom zewnętrznym, a w tym i lokalnej społeczności w zakresie realizowanych zadań oraz osiągniętych celów stosuje się w Urzędzie Gminy Dąbie: sprawozdanie Wójta Gminy z działalności Urzędu przekazywane na sesjach Rady Gminy, współpraca z mediami, strona internetowa gminy, BIP, zebrania wiejskie, konsultacje społeczne, tablice i gabloty informacyjne we wszystkich sołectwach oraz w Urzędzie Gminy, sesje Rady Gminy, przyjmowanie interesantów przez Wójta Gminy, przekazywanie sprawozdań do GUS i RIO, publikacja ogłoszeń dotyczących zamówień publicznych na własnej stronie Biuletynu Informacji Publicznej oraz Biuletynie Zamówień Publicznych.
 

E. Monitorowanie i ocena

Kierownictwo Urzędu Gminy dąży do tego, aby oceny systemu kontroli funkcjonującego w jednostce dokonywać w sposób ciągły i systematyczny, a pojawiające się problemy rozwiązuje się na bieżąco.  Wprowadzane zmiany do systemu kontroli zarządczej wdrażane będą odrębnymi zarządzeniami Wójta Gminy. W ramach monitorowania i oceny pracownicy dokonują również na bieżąco samooceny swoich działań poprzez odpowiedzi na pytania. Samoocena pracowników zatrudnionych na stanowiskach funkcyjnych sporządzana jest w formie pisemnej w formie ankiety (stanowiącej załącznik do zarządzenia w sprawie kontroli zarządczej)
 

Akapit nr 7 - brak tytułu

Wójt Gminy Dąbie   Sekretarz Gminy
/-/                                                           /-/
Krystyna Bryszewska   Katarzyna Turczyniak
 

Załączniki

Rejestr zmian

Podmiot udostępniający informację:
Podmiot udostępniający informację:
Gmina Dąbie
Osoba, która wytworzyła informację:
Osoba, która wytworzyla informację:
Małgorzata Nowicka
Data wytworzenia informacji:
Data wytworzenia informacji:
2013-01-07
Osoba, która odpowiada za treść:
Osoba, która odpowiada za treść:
Małgorzata Nowicka
Data wprowadzenia do BIP
Data wprowadzenia do BIP
2013-01-07 12:46:03
Wprowadził informację do BIP:
Wprowadził informację do BIP:
Natalia Szymczyk
Data udostępnienia informacji:
Data udostępnienia informacji:
2013-01-07 12:48:46
Osoba, która zmieniła informację:
Osoba, która zmieniła informację:
Cecylia Szofer
Data ostatniej zmiany:
Data ostatniej zmiany:
2015-03-05 20:47:24
Artykuł był wyświetlony:
Artykuł był wyświetlony:
10392 raz(y)
Zobacz pełną listę zmian czytanej informacji »
« powrót do poprzedniej strony