ˆ

Rejestr zmian

Pobierz dane XML Zamówienie publiczne: Usługa ,,Standaryzacji dokumentacji (akt), w archiwum zakładowym Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie we Wschowie”Drukuj informację Zamówienie publiczne: Usługa ,,Standaryzacji dokumentacji (akt), w archiwum zakładowym Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie we Wschowie”

Szczegóły informacji

Usługa ,,Standaryzacji dokumentacji (akt), w archiwum zakładowym Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie we Wschowie”

Niniejszy dokument jest wersją archiwalną.

Status: rozstrzygnięty

Tryb: nieograniczony

Rodzaj zamówienia: Usługi

Zamawiający: Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie

Finansowanie: Budżet Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie

Nr UZP: nie dotyczy

Termin składania ofert / wniosków: 2024-04-05 10:00:00

Termin otwarcia ofert / wniosków: 2024-04-05 10:15:00

Miejsce złożenia oferty: Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie

Ogłoszono dnia: 2024-03-19 przez

Treść:

ZAPYTANIE OFERTOWE
 
Do niniejszego zapytania nie stosuje się  przepisów ustawy z dnia 11 września 2019 roku – Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2023 r., poz. 1605 z późn. zm.)
 
Zamawiający: Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie we Wschowie
Plac Kosynierów 1 C, 67 – 400 Wschowa
                  NIP 925-18-90-668 REGON 9779465539
                  Tel.: 65 540 17 58, e-mail: sekretariat@pcprwschowa.pl
 
 
  1. Rodzaj zamówienia: usługa
 
Przedmiotem zamówienia jest usługa ,,Standaryzacji dokumentacji (akt), w archiwum zakładowym Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie we Wschowie”, w szczególności:
- opracowanie nowych przepisów kancelaryjno-archiwalnych w uzgodnieniu z Archiwum Państwowym w Lesznie (z uwzględnieniem EZD),
- przekazanie z komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego  całości dokumentacji wytworzonej od 2002 roku do 2021 roku włącznie (sprawy zamknięte), ze szczególnym uwzględnieniem akt kat. A,
- przetransportowanie dokumentacji z siedziby Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie we Wschowie, ul. Plac Kosynierów 1c do siedziby obecnego archiwum, tj. ul. Reymonta 1,                 67-400 Wschowa,
- weryfikację kategorii archiwalnych, polegającą na ocenie do której kategorii  należy zakwalifikować akta,
- klasyfikację i kwalifikację akt według rzeczowego wykazu akt,
- uporządkowanie w archiwum zakładowym materiałów archiwalnych według instrukcji kancelaryjnej i rzeczowego wykazu akt,
- sporządzenia niezbędnej dokumentacji (m.in. ewidencja zasobu archiwum zakładowego, spisy zdawczo-odbiorcze, protokoły lub inne niezbędne dokumenty),
- przeprowadzenie konsultacji z przedstawicielem Zamawiającego oraz w razie konieczności z Archiwum Państwowym w Lesznie, w celu ustalenia prawidłowego sposobu archiwizacji i ewidencjonowania dokumentacji, w szczególności  w przypadku pojawienia się problemów nieprzewidzianych przez przepisy oraz praktykę archiwalną.
 
  1. Termin wykonania zamówienia:   od maja 2024 roku do 31 lipca 2024 roku.
  2. Szczegółowe informacje dotyczące przedmiotu zamówienia można uzyskać osobiście w siedzibie Zamawiającego – Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie, ul. Plac Kosynierów 1c, 67-400 Wschowa, tel. 65 540 17 58.
Pracownikami uprawnionymi do kontaktów są:
- Katarzyna Cichoszewska, tel. 65 540 17 58, e-mail: sekretariat@pcprwschowa.pl
  1. Wymagania dotyczące przedmiotu zamówienia stawiane Wykonawcy:
Wykonawca ubiegający się o udzielenie zamówienia musi spełniać następujące warunki:
- posiadać wymagane uprawnienia i kwalifikacje do wykonania przedmiotu zamówienia,
-  dysponować odpowiednimi zasobami zdolnymi do prawidłowego wykonania zamówienia,
- udokumentować kwalifikacje i uprawnienia niezbędne do realizacji zadania w postaci      przedłożenia stosownych dokumentów w załączeniu do oferty.
 
5. Sposób przygotowania oferty:
 
- Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę,
- Ofertę należy sporządzić  na formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 do zapytania ofertowego (formularz w wersji elektronicznej dostępny na stronie: www.bip.wrota.lubuskie.pl/pcprwschowa/)
- oferta musi być podpisana przez Wykonawcę lub osobę upoważnioną do reprezentowania Wykonawcy (należy wówczas dołączyć upoważnienie do reprezentowania),
- do oferty należy dołączyć dokument poświadczający wpis do ewidencji działalności gospodarczej lub inny dokument poświadczający formę prawną prowadzonej działalności oraz dokumenty potwierdzające uprawnienia i kwalifikacje do wykonania przedmiotu zamówienia. Dokumenty muszą być potwierdzone za zgodność z oryginałem,
- wszystkie koszty związane z przygotowaniem ofert obciąża składającego Wykonawcę.
 
 
6. Inne istotne warunki zamówienia:
 
a) zlecenie nie dopuszcza podwykonawców.
b) wypłata wynagrodzenia nastąpi po wykonaniu usługi, na podstawie faktury lub rachunku wystawionego przez Wykonawcę,
c) w cenę należy wliczyć wszelkie koszty dotyczące wykonania zamówienia. Wykonawca jest zobowiązany do podania ceny netto oraz brutto,
d) wykonanie usługi nastąpi w pomieszczeniu archiwum zakładowego Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie we Wschowie, ul. Reymonta 1 w dniach od poniedziałku do piątku w godzinach uzgodnionych z Zamawiającym.
 
 
7. Kryterium wyboru oferty:  100% najniższej ceny
 
- Zamawiający dokona oceny ofert pod względem formalnym oraz zgodnie z treścią niniejszego zapytania ofertowego,
-  oferta złożona po terminie zostanie odrzucona bez jej rozpatrywania,
- W celu oceny spełnienia warunków formalnych Wykonawca ma obowiązek złożyć wraz z ofertą dokumenty o których mowa w pkt 5.  Jeżeli Wykonawca nie złoży w/w dokumentów lub dokumenty będą niekompletne, z błędami lub  budzą wskazane przez Zamawiającego wątpliwości, Zamawiający wezwie do ich złożenia, uzupełnienia lub poprawienia lub do udzielenia wyjaśnień w terminie przez siebie wskazanym, chyba że mimo ich złożenia, uzupełnienia, poprawienia lub udzielenia wyjaśnień oferta Wykonawcy podlega odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie postępowania,
- Zamawiający zastrzega możliwość zmiany warunków zamówienia na każdym etapie postępowania,
- Zamawiający zastrzega możliwość unieważnienia postępowania bez podania przyczyn unieważnienia,
-    Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych lub wariantowych,
- W przypadku, gdy cena oferty uznanej za najkorzystniejszą przekraczać będzie kwotę, jaką Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, Zamawiający może podjąć próbę negocjacji ceny.
 
8. Miejsce i termin złożenia oferty:
 
Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie
Ul. Plac Kosynierów 1c
67-400 Wschowa
 
lub drogą elektroniczną na adres: sekretariat@pcprwschowa.pl
albo złożyć osobiście w siedzibie Zamawiającego (pokój 309).
 
UWAGA: Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
 
9. Miejsce i termin otwarcia ofert:
 
Otwarcie  złożonych ofert nastąpi w dniu  5 kwietnia 2024 r. o godz. 10:15 w siedzibie Zamawiającego.
 
10. Sytuacje dopuszczające unieważnienie postępowania:
Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia prowadzonego postępowania bez podania przyczyny, a także w następujących przypadkach:
a) gdy nie złożono żadnej oferty spełniającej wymagania udziału w postępowaniu;
b) cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia lub podana cena jest rażąco niska i zachodzi obawa, że realizacja zamówienia nie odbędzie się z należytą starannością,
c) wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym, czego nie można było wcześniej przewidzieć.
 
11. Zamawiający powiadomi o wyniku postępowania, zamieszczając stosowne ogłoszenie na stronie internetowej PCPR pod adresem: www.bip.wrota.lubuskie.pl/pcprwschowa/  zaś Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana zostanie powiadomiony telefonicznie.
 
12. Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych.
 
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r.  w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119                         z 04.05.2016, str. 1), zwanym dalej „RODO”, informuję, że:
1) Administratorem danych osobowych jest Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie, reprezentowane przez Kierownika, z siedzibą we Wschowie, ul. Plac Kosynierów 1c,                          67 – 400 Wschowa, tel. 65/5401758, adres e-mail: sekretariat@pcprwschowa.pl
2) Inspektorem Ochrony Danych Osobowych w Powiatowym Centrum Pomocy Rodzinie we Wschowie jest Jędrzej Bajer. Z Inspektorem Ochrony Danych  można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych pod numerem telefonu: tel. 533807040, lub na adres poczty elektronicznej: iod@odoplus.pl;
3) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na  podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu przeprowadzenia postępowania na wykonanie zadania określonego w zapytaniu ofertowym oraz w przypadku wybranej oferty w celu zawarcia umowy i realizacji przedmiotu zamówienia;
4) podane przez Panią/Pana dane osobowe będą przetwarzane przez okres prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz po jego zakończeniu, nie krócej jednak niż przez okres wynikający z ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach lub innych obowiązujących w tym zakresie przepisach prawa;
5) podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest dobrowolne, ewentualne niepodanie danych skutkować będzie nierozpatrzeniem oferty w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego w trybie zapytania ofertowego;
6) dane osobowe mogą być przekazywane do organów publicznych i urzędów państwowych lub innych podmiotów upoważnionych na podstawie przepisów prawa lub wykonujących zadania realizowane w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej, w szczególności do podmiotów prowadzących działalność kontrolną;
7) w odniesieniu do w/w danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
8) przysługuje Pani/Panu:
- prawo dostępu do własnych danych osobowych;
- prawo do sprostowania własnych danych osobowych;
- prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania własnych danych osobowych z  zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;
- prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy osoba, której dane dotyczą uzna, że przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy RODO;
9)nie przysługuje Pani/Panu:
- w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
- prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
- na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
 
W załączeniu:
- wzór druku ,,Formularz ofertowy” (załącznik nr 1)           
 

Załączniki

Pobierz dane XML Zamówienie publiczne: Usługa ,,Standaryzacji dokumentacji (akt), w archiwum zakładowym Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie we Wschowie”Drukuj informację Zamówienie publiczne: Usługa ,,Standaryzacji dokumentacji (akt), w archiwum zakładowym Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie we Wschowie”
« powrót do poprzedniej strony