ˆ

Rejestr zmian

Pobierz dane XMLDrukuj informację

Szczegóły informacji

INSTRUKCJA ARCHIWALNA

Niniejszy dokument jest wersją archiwalną.
Informacja ogłoszona dnia 2017-12-27 14:05:59 przez Izabela Sańko

INSTRUKCJA ARCHIWALNA

Załącznik nr 3 do Zarządzenia  Nr 3/2014                     
                                             Dyrektora Szkoły Podstawowej nr 2
                                             Im. Jana Kilińskiego w Krośnie Odrzańskim
 
 
 
 
 
 
INSTRUKCJA ARCHIWALNA
 
SZKOŁY PODSTAWOWEJ NR 2
IM. JANA KILIŃSKIEGO W KROŚNIE ODRZAŃSKIM
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
                  
 
Spis treści:
 
Rozdział 1
Postanowienia ogólne
str.3-5
Rozdział 2
Podział dokumentacji ze względu na kategorie archiwalne
str.5
Rozdział 3
Organizacja i zadania składnicy akt
str.5-6
Rozdział 4
Przejmowanie dokumentacji do składnicy akt i jej przechowywanie oraz zabezpieczanie
str.7
Rozdział 5
Przekazywanie dokumentacji do składnicy akt
str.8-9
Rozdział 6
Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w składnicy akt
str. 9-10
Rozdział 7
Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
str.10-11
Rozdział 8
Kontrola składnicy akt
str.11
Rozdział 9
Postanowienia końcowe
str.12
 
Spis załączników:
 
Załącznik nr 1
Wzór spisu zdawczo - odbiorczego
str.13
Załącznik nr 2
Wzór wykazu spisów zdawczo - odbiorczych
str. 14
Załącznik nr 3
Wzór karty udostępnień akt
str. 15
Załącznik nr 4
Wzór protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej
str. 16
Załącznik nr 5
Wzór spisu dokumentacji niearchiwalnej  przeznaczonej na zniszczenie
str. 17
Załącznik nr 6
Wzór karty zastępczej – zakładki
str. 18
Załącznik nr 7
Warunki wilgotności i temperatury w składnicy akt
str. 19
       
 
                  
 
 
 
 
 
 
 
Rozdział 1
Postanowienia ogólne
 
§ 1. 1. Instrukcja o organizacji i zakresie działania składnicy akt, zwana dalej „Instrukcją”, określa zasady i tryb wykonywania czynności związanych z organizacją, zadaniami i zakresem działania składnicy akt w Szkole podstawowej nr 2 im. Jana Kilińskiego w Krośnie Odrzańskim Reguluje tryb przejmowania, sposób przechowywania, ewidencjonowania, udostępniania dokumentacji oraz sposób brakowania dokumentacji niearchiwalnej.
2. Określone w Instrukcji tryb i zasady działania składnicy akt zapewniają ochronę dokumentacji przed jej uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą.
3. W postępowaniu  z  dokumentami zawierającymi informacje niejawne mają zastosowanie odrębne przepisy.
4. Bieżący nadzór nad prawidłowością działania składnicy akt sprawuje pracownik wskazany przez dyrektora szkoły.
 
§ 2. Ilekroć w niniejszej Instrukcji mowa o:
  1. ustawie - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t. j. Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698);
  2. rozporządzeniu - należy przez to rozumieć rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania  z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375).
 
§ 3. Użyte w Instrukcji określenia oznaczają:
  1. Szkoła – Szkoła Podstawowa nr 2 im. Jana Kilińskiego w Krośnie Odrzańskim
  2. dyrektor – dyrektor szkoły ;
  3. kierownik komórki organizacyjnej – wicedyrektor, główny księgowy, kierownik gospodarczy lub inna osoba upoważniona do wykonywania określonych zadań;
  4. pracownik/referent – pracownik Szkoły załatwiający merytorycznie daną sprawę i przechowujący dokumentację sprawy w trakcie jej załatwiania;
  5. komórka organizacyjna  - wydzielona forma organizacyjna danej grupy pracowników Szkoły, w szczególności stanowisko pracy, itp.;
  6. akta – wszelkiego rodzaju dokumentacja, w szczególności tekstowa, fotograficzna, rysunkowa, multimedialna (np. pisma, opinie, dokumenty, formularze, plany, fotokopie, rysunki itp.), zawierająca dane (informacje) potrzebne przy rozpatrywaniu danej sprawy lub odzwierciedlająca przebieg jej załatwiania i rozstrzygania w Szkole;
  7. akta sprawy – całokształt lub wybór dokumentów dotyczących tego samego zagadnienia;
  8. brakowanie – wydzielenie dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia, po upływie okresu jej przechowywania;
  9. dokumentacja niearchiwalna – grupa dokumentacji o typowo użytkowym przeznaczeniu i czasowym okresie przechowywania, która podlega brakowaniu po upływie obowiązującego okresu jej przechowywania;
  10. jednolity rzeczowy wykaz akt (wykaz akt) – wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi i kategorią archiwalną akt;
  11. jednostka archiwalna – jedna pozycja w spisie zdawczo-odbiorczym, obejmująca teczkę aktową, segregator itp;
  12. pismo – wyrażona tekstem informacja stanowiąca odrębną całość znaczeniową, niezależnie od sposobu jej utrwalenia;
  13. rejestr – narzędzie służące do rejestrowania pojedynczych przesyłek lub pism określonego typu lub rodzaju, które może być prowadzone w postaci papierowej lub elektronicznej;
  14. składnica akt – miejsce przeznaczone do gromadzenia, przechowywania i udostępniania dokumentacji Szkoły;
  15. spis spraw – formularz w postaci papierowej lub elektronicznej do rejestrowania spraw w obrębie klasy z rzeczowego wykazu akt w roku kalendarzowym, w danej komórce organizacyjnej Szkoły;
  16. sprawa – zdarzenie lub stan rzeczy, wymagający podjęcia i wykonania czynności urzędowych;
  17. sygnatura archiwalna – znak teczki, określający jej miejsce w zasobie archiwalnym;
  18. teczka aktowa (spraw) – materiał biurowy używany do przechowywania dokumentacji w postaci nieelektronicznej;
  19. twórca zespołu archiwalnego – komórki organizacyjne prowadzące działalność i tworzące w jej wyniku dokumentację w określonej dziedzinie;
  20. zasób archiwalny – całość dokumentacji zgromadzonej w Szkole podstawowej nr 2 im. Jana Kilińskiego w Krośnie Odrzańskim;
  21. zespół archiwalny – zarchiwizowana dokumentacja powstała w wyniku działalności jednostki organizacyjnej Szkoły i zgromadzona w składnicy akt;
  22. znak akt – znak kancelaryjny teczki, zawierający symbol komórki organizacyjnej i symbol klasyfikacyjny z jednolitego rzeczowego wykazu akt.
 
§ 4. 1. Akta spraw przechowuje się w komórkach organizacyjnych Szkoły i składnicy akt.
2. Akta spraw ostatecznie załatwionych przejmowane są do składnicy po upływie okresu, o którym mowa w Instrukcji kancelaryjnej obowiązującej w Szkole, kompletnymi rocznikami.
3. Dokumentację niearchiwalną składnica akt przechowuje przez okres ustalony dla tej dokumentacji w jednolitym rzeczowym wykazie akt.
4. Zasób  składnicy służy potrzebom Szkoły.
5. Korzystanie z zasobów składnicy przez inne jednostki organizacyjne wymaga zezwolenia dyrektora Szkoły.
 
 
Rozdział 2
Podział dokumentacji ze względu na kategorie archiwalne
 
§ 5. 1. Dokumentacja podlegająca przechowywaniu w składnicy akt Szkoły stanowi w całości dokumentację niearchiwalną, oznaczoną symbolem „B”.
2. Dokumentacja niearchiwalna to dokumentacja, którą po wykorzystaniu i po upływie określonych okresów przechowywania, jest brakowana i niszczona.
  1. Kwalifikacji dokumentacji dokonuje się w chwili założenia teczki, zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt obowiązującym w Szkole.
  2. Dokumentacja ta dzieli się na grupy:
    1. „B” z dodaniem cyfr arabskich, które określają czas jej przechowywania w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od 1 stycznia roku następnego po zakończeniu teczki akt spraw (np. „B5”) – oznacza kategorię dokumentacji, która po upływie tego czasu podlega brakowaniu;
    2. „BC” oznacza kategorię dokumentacji, która ma wyłącznie krótkotrwałą wartość praktyczną i po pełnym jej wykorzystaniu może być przeznaczona bezpośrednio na makulaturę, za zgodą pracownika odpowiedzialnego za prowadzenie składnicy akt;
    3. „BE” z dodaniem cyfr arabskich oznacza kategorię dokumentacji, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania (np. BE50 po 50 latach) podlega ekspertyzie archiwalnej ze względu na jej charakter, treść i znaczenie.
  3. Kwalifikacji dokumentacji dokonuje się w chwili założenia teczki, zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt obowiązującym w Szkole.
 
 
Rozdział 3
Organizacja i zadania składnicy akt
 
§ 6. Szkoła Podstawowa nr 2 im. Jana Kilińskiego w Krośnie Odrzańskim prowadzi jedną składnicę akt.
 
§ 7. W lokalu składnicy akt do przechowywania dokumentacji w postaci nieelektronicznej zapewnione są warunki do realizacji zadań składnicy oraz zabezpieczenia przechowywanej w niej dokumentacji przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą.
W szczególności lokal ten powinien:
  1. być usytuowany na poziomie budynku;
  2. być suchy;
  3. zapewniać właściwą temperaturę w ciągu roku;
  4. posiadać skuteczną wentylację;
  5. posiadać sprawną instalację elektryczną.
  1. Składnica akt powinna być wyposażona w:
    1. regały metalowe stacjonarne (zabezpieczone przed korozją) i inne urządzenia do przechowywania akt, rozmieszczone w sposób umożliwiający łatwy dostęp do akt (odstępy między regałami nie mniejsze niż 80 cm), o wysokości i szerokości półek dostosowanych do rozmiaru dokumentacji, z odstępem od sufitu i podłogi;
    2. regały powinny być ponumerowane cyframi rzymskimi, a półki – arabskimi;
    3. drabinę lub schodki umożliwiające dostęp do górnych półek;
    4. zasłony, żaluzje, szyby lub folie chroniące przed promieniowaniem UV;
    5. oświetlenie zapewniające odpowiednią widoczność, bez potrzeby korzystania z dodatkowego, przenośnego źródła światła;
    6. sprzęt przeciwpożarowy (gaśnica proszkowa  ABC – 6. kilogramowa);
    7. sprzęt do mierzenia temperatury i wilgotności, tzn. higrometr, termometr.
  2. Składnica powinna być zabezpieczona przed włamaniem (okratowanie okien, zaopatrzenie drzwi wejściowych w co najmniej dwa zamki).
  3. W składnicy należy systematycznie kontrolować warunki wilgotności i temperatury i utrzymywać je na właściwym poziomie (załącznik nr 7).
  4. Składnicę akt należy regularnie sprzątać, aby chronić dokumentację przed kurzem, infekcją grzybów pleśniowych oraz zniszczeniem przez owady i gryzonie.
  5. Palenie tytoniu w składnicy akt jest bezwzględnie zabronione.
  6. Prawo wstępu do pomieszczenia składnicy akt ma pracownik odpowiedzialny za prowadzenie składnicy akt, jego przełożony oraz upoważnieni pracownicy organów kontrolnych za okazaniem upoważnienia. Pozostali pracownicy Szkoły mają prawo wstępu tylko w obecności pracownika odpowiedzialnego za prowadzenie składnicy akt.
 
§ 8. Do zadań składnicy akt należy:
  1. przejmowanie dokumentacji spraw zakończonych;
  2. przechowywanie i zabezpieczanie przejętej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji;
  3. porządkowanie przechowywanej dokumentacji przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym;
  4. udostępnianie przechowywanej dokumentacji osobom uprawnionym;
  5. inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, udział w jej komisyjnym brakowaniu oraz przekazywanie wybrakowanej dokumentacji na makulaturę;
  6. dbałość o zabezpieczenie właściwych warunków przechowywania dokumentacji w składnicy.
 
 
Rozdział 4
Przejmowanie dokumentacji do składnicy akt i jej przechowywanie oraz zabezpieczanie
 
§ 9. 1. Przejmowanie dokumentacji polega na jej przekazaniu do składnicy na podstawie spisu zdawczo – odbiorczego
  1. Spis zdawczo – odbiorczy może być sporządzony na nośniku papierowym albo w postaci elektronicznej.
  2. Spisy zdawczo – odbiorcze rejestruje się w wykazie spisów zdawczo – odbiorczych.
  3. Ewidencję dokumentacji w składnicy akt stanowią:
  1. spis zdawczo – odbiorczy (wzór spisu stanowi załącznik  nr 1 do Instrukcji);
  2. wykaz spisów zdawczo – odbiorczych (wzór wykazu stanowi załącznik  nr 2 do Instrukcji);
  3. karta udostępniania akt (wzór karty stanowi załącznik  nr 3 do Instrukcji);
  4. protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej (wzór protokołu stanowi załącznik  nr 4 do Instrukcji);
  5. spis dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie (wzór spisu stanowi załącznik  nr 5 do Instrukcji);
  6. karta zastępcza – zakładka  (wzór karty stanowi załącznik  nr 6 do Instrukcji);
  7. zgody na niszczenie akt wydane przez archiwum państwowe.
  8. protokoły stwierdzające brak lub uszkodzenie dokumentacji (w razie potrzeby).
    1. Spisy zdawczo–odbiorcze numeruje się w sposób ciągły przez cały okres istnienia Szkoły.
    2. Karty udostępniania akt otrzymują w ciągu roku kolejne numery bieżące i według tej kolejności przechowywane są w składnicy akt przez pięć lat od daty zwrotu akt.
    3. Składnica akt prowadzi zbiór spisów zdawczo–odbiorczych akt na drugie egzemplarze spisów zdawczo–odbiorczych w układzie wynikającym  z kolejności wpisu do wykazu spisów zdawczo– odbiorczych;
    4. Akta powinny być ułożone według komórek organizacyjnych z pozostawieniem rezerwy miejsca na nowe roczniki.
    5. Przed umieszczeniem akt na regałach należy każdą teczkę aktową oznaczyć sygnaturą składającą się z numeru spisu zdawczo–odbiorczego z wykazu spisów zdawczo–odbiorczych łamany przez numer kolejny pozycji spisu zdawczo–odbiorczego.
    6. W składnicy układ teczek aktowych może być pionowy – system biblioteczny (od lewej do prawej strony) lub poziomy – teczka na teczce.
 
§ 10. Dokumentacja zgromadzona w składnicy podlega okresowemu przeglądowi w celu jej odkurzenia oraz wymiany zużytych i zniszczonych teczek czy pudeł na nowe.
 
 
 
 
Rozdział 5
Przekazywanie dokumentacji do składnicy akt
 
§ 11. 1. Akta spraw ostatecznie załatwionych Szkoły przechowuje na nośnikach papierowych w składnicy akt.
  1. Akta spraw ostatecznie załatwionych przekazuje do składnicy akt, kompletnymi rocznikami, pracownik prowadzący dane  sprawy.
  2. Pracownik Szkoły, do którego obowiązków należy prowadzenie składnicy akt, w porozumieniu z kierownikami komórek organizacyjnych, ustala corocznie termin przekazywania akt do składnicy akt.
 
§ 12. 1. Przekazywanie akt odbywa się na podstawie spisu zdawczo–odbiorczego, po szczegółowym przeglądzie i uporządkowaniu akt przez pracowników prowadzących dane sprawy.
  1. Przez uporządkowanie akt rozumie się:
  1. w odniesieniu do dokumentacji niearchiwalnej, o okresie przechowywania dłuższym niż 10 lat:
  1. odłożeniu do teczek aktowych spisów spraw,
  2. ułożenie dokumentacji wewnątrz teczek według kolejności spisu spraw, poczynając od najwcześniejszej sprawy (z nr 1) z dołączonym na wierzchu spisem spraw; w obrębie spraw pisma układa się chronologicznie,
  3. wyłączenie zbędnych egzemplarzy (wtórników, brudnopisów) tych samych pism i dokumentów,
  4. usuniecie z dokumentacji części metalowych i plastikowych (np. spinaczy, koszulek, zszywek, itp.),
  5. umieszczenie dokumentacji w wiązanych teczkach aktowych z tektury bezkwasowej (w przypadku akt osobowych dopuszcza się koperty) o grubości maksymalnej 5 cm, a teczek w razie potrzeby w pudłach, teczkę o grubości ponad 5 cm należy podzielić na tomy, chyba, że jest to niemożliwe z przyczyn fizycznych;
  6. ponumerowaniu stron dokumentacji kategorii B25 zwykłym miękkim ołówkiem, przez naniesienie numeru strony w prawym górnym rogu; liczbę stron w danej teczce podaje się na wewnętrznej części tylnej okładki w formie zapisu: „Niniejsza teczka zawiera ... stron kolejno ponumerowanych. [miejscowość, data, podpis osoby porządkującej i paginującej akta]”;
  7. opisanie teczek na ich zewnętrznej stronie zgodnie z Instrukcją kancelaryjną Szkoły;
  8. ułożenie teczek, ksiąg, rejestrów itp. w kolejności wynikającej z jednolitego rzeczowego wykazu akt.
  1. w odniesieniu do pozostałej dokumentacji niearchiwalnej:
  1. odłożenie do teczek aktowych spisów spraw,
  2. umieszczenie dokumentacji w wiązanych teczkach aktowych z tektury bezkwasowej (w przypadku akt osobowych dopuszcza się koperty) o grubości maksymalnej 5 cm, a teczek w razie potrzeby w pudłach, teczkę o grubości ponad 5 cm należy podzielić na tomy, chyba, że jest to niemożliwe z przyczyn fizycznych;
  3. opisanie teczek na ich zewnętrznej stronie zgodnie z Instrukcją kancelaryjną Szkoły;
  4. ułożenie teczek, ksiąg, rejestrów itp. w kolejności wynikającej z jednolitego rzeczowego wykazu akt.
  1. Spisy zdawczo – odbiorcze sporządza się osobno w dwóch egzemplarzach, z których jeden pozostaje u prowadzącego sprawy, przekazującego akta, jako dowód przekazania akt, a drugi egzemplarz otrzymuje pracownik prowadzący składnicę akt.
  2. Spisy zdawczo – odbiorcze sporządzają pracownicy przekazujący akta w kolejności teczek według jednolitego rzeczowego wykazu akt.
 
§ 13. 1.Komórki organizacyjne przekazują akta do składnicy akt wyłącznie kompletnymi rocznikami.
  1. Do akt przekazanych składnicy akt dołącza się zbędne w pracy bieżącej: ewidencje, rejestry i kartoteki.
 
 
Rozdział 6
Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w składnicy akt
 
§ 14. 1. Prowadzący składnicę odnotowuje każde udostępnienie dokumentacji, zapisuje datę udostępnienia, a w przypadku wypożyczenia poza składnicę – także datę zwrotu do składnicy.
  1. Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w składnicy następuje na podstawie wypełnionej karty udostępnienia akt (załącznik nr 3).
  2. Wyjmując teczkę z regału należy na jej miejsce włożyć zakładkę z informacją zawierającą dane dotyczące wypożyczenia akt.
  3. Wypożyczając dokumentację, można sporządzić jej kopię zastępczą i zachować ją w składnicy do czasu zwrotu wypożyczonej  dokumentacji.
  4. Prowadzący składnicę akt  sprawdza stan wypożyczanej dokumentacji przed jej wypożyczeniem, jak również po jej zwrocie.
 
§ 15. Udostępnianie dokumentacji znajdującej się w składnicy odbywa się na podstawie wniosku zawierającego co najmniej:
  1. datę;
  2. nazwę wnioskującego;
  3. wskazanie dokumentacji będącej przedmiotem wnioskowania o udostępnienie (podanie dat skrajnych dokumentacji i nazwy komórki organizacyjnej, która dokumentację wytworzyła i zgromadziła lub przekazała);
  4. informacje o sposobie udostępnienia;
  5. imię, nazwisko i podpis osoby, która wnosi o udostępnienie;
  6. w przypadku osób spoza Szkoły – cel udostępnienia i uzasadnienie.
 
§ 16. 1. Do udostępnienia dokumentacji pracownikom Szkoły wymagana jest zgoda kierownika komórki organizacyjnej, która przekazała akta do składnicy.
  1. Do udostępnienia dokumentacji osobom spoza Szkoły wymagana jest zgoda dyrektora Szkoły.
 
§ 17. W przypadku zagubienia/zniszczenia wypożyczonej dokumentacji sporządza się protokół (3 egzemplarze), który podpisuje również wypożyczający akta – jeden przekazuje się dyrektorowi Szkoły, drugi – przechowuje się w aktach składnicy, trzeci dołącza się do teczki, w której będzie brakować akt.
 
 
§ 18. 1. Protokół powinien zawierać co najmniej następujące informacje:
  1. datę sporządzenia;
  2. imię i nazwisko osoby, która uszkodziła lub zagubiła dokumentację;
  3. opis przedmiotu uszkodzenia lub zagubienia;
  4. podpisy osoby przyjmującej i przekazującej dokumentację.
  1. Na podstawie protokołu dyrektor zarządza postępowanie wyjaśniające.
 
§ 19. 1. Korzystający z akt odpowiada za ich stan i zwrot w terminie.
  1. Niedopuszczalne jest:
  1. wyłączanie z udostępnianej dokumentacji pojedynczych przesyłek i pism;
  2. przekazywanie dokumentacji innym osobom bez wiedzy odpowiedzialnego za składnicę akt;
  3. nanoszenie na dokumentacji na nośniku papierowym adnotacji i uwag.
 
 
Rozdział 7
Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
 
§ 20. 1. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej inicjuje pracownik odpowiedzialny za prowadzenie składnicy przez regularne typowanie dokumentacji przeznaczonej do brakowania, sporządzając spis tej dokumentacji.
  1. Spis dokumentacji przeznaczonej do brakowania podlega zaopiniowaniu przez kierowników komórek organizacyjnych Szkoły i głównego księgowego Szkoły.
  2. Dokumentacja niearchiwalna podlega brakowaniu po upływie okresu przechowywania określonego w jednolitym rzeczowym wykazie akt.
  3. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej polega na ocenie jej przydatności do celów praktycznych, wydzieleniu dokumentacji nieprzydatnej i przekazaniu jej na makulaturę lub zniszczenie.
  4. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej następuje na podstawie zgody wyrażonej przez dyrektora miejscowo właściwego archiwum państwowego.
  5. Do wniosku o zgodę dołącza się:
  1. protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej;
  2. spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do przekazania na makulaturę lub zniszczenie.
 
§ 21. Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej oraz spis tej dokumentacji sporządza komisja powołana przez dyrektora Szkoły, w której skład wchodzą: kierownik komórki organizacyjnej, któremu podlega składnica akt, przedstawiciel komórki organizacyjnej, której dokumentacja niearchiwalna podlega brakowaniu oraz pracownik odpowiedzialny na prowadzenie składnicy.
 
§ 22. W składnicy akt przechowuje się dokumenty brakowania wraz z dowodami przekazania nieprzydatnej dokumentacji niearchiwalnej na makulaturę, bądź protokołami jej zniszczenia.
 
§ 23. Jeżeli w wyniku procedury brakowania dokumentacji niearchiwalne, właściwe archiwum państwowe dokona uznania całości lub części tej dokumentacji za materiały archiwalne, pracownik prowadzący składnicę jest obowiązany:
  1. do jej uporządkowania;
  2. do sporządzenia nowego spisu zdawczo – odbiorczego.
 
§ 24. Dokumentacja z procedury brakowania przechowywana jest przez składnicę akt. Na podstawie spisu wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej umieszcza adnotację o jej zniszczeniu w spisie zdawczo-odbiorczym.
 
Rozdział 8
Kontrola składnicy akt
 
§ 25. Prawo kontroli składnicy akt mają:
  1. komisja powołana przez dyrektora Szkoły (kontrola wewnętrzna);
  2. uprawnione podmioty zewnętrzne.
 
§ 26. Kontrola wewnętrzna ma na celu sprawdzenie zgodności stanu zawartości składnicy akt z jej ewidencją oraz ustalenie prawidłowości prowadzenia składnicy w świetle obowiązujących uregulowań wewnętrznych i obowiązujących w tym zakresie przepisów prawa.
 
 
Rozdział 9
Postanowienia końcowe
 
§ 27. Instrukcja zostaje wprowadzona zarządzeniem dyrektora Szkoły po zatwierdzeniu przez Dyrektora Archiwum Państwowego w Zielonej Górze.
 
§ 28. W sprawach nieuregulowanych w niniejszej Instrukcji stosuje się przepisy ustawy i rozporządzenia oraz przepisy wewnętrzne obowiązujące w Szkole.
 
§ 29. Wszelkie zmiany w Instrukcji wprowadzane są w formie aneksu lub tekstu jednolitego.
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
        
 
 
Załącznik nr 1
do Instrukcji archiwalnej
                                                                                                                                                                                                                                                                                
……………………………………………………..
 
SPIS ZDAWCZO-ODBIORCZY AKT NR ……
Lp.
Znak teczki
Tytuł teczki
Daty skrajne od – do
Kat. akt
Liczba teczek
Miejsce przechowywania akt
Data zniszczenia lub przekazania do archiwum państwowego
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Przekazujący akta                                                  Dyrektor                                                              Przyjmujący akta
 
(imię i nazwisko)                                                   (imię i nazwisko)                                                   (imię i nazwisko)
 
……………………..                                                    ……………………..                                                    ……………………..
         (podpis)                                                               (podpis)                                                                (podpis)
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Załącznik nr 2
do Instrukcji archiwalnej
 
 
Wykaz spisów zdawczo – odbiorczy
 
Przekazujący akta                   Kierownik komórki org.                   Przyjmujący akta
 
 imię i nazwisko                      imię i nazwisko                        imię i nazwisko
 
.....................               .........................................       …....................................
         (podpis)                                      (podpis)                                   (podpis                        
 
 
                 
 
Nr
spisu
Data
przyjęcia
akt do
Nazwa komórki przekazującej akta
Liczba
pozycji
spisu
 
Liczba teczek

Uwagi
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Załącznik nr 3
do Instrukcji archiwalnej
 
 
 
 
Karta udostępniania /wypożyczenia
akt nr ............... **)
 
Pieczątka jednostki organizacyjnej
 
**)
**)
 
 
Data ................. 2........ r.
 
Termin zwrotu akt …………………………….
 
             Proszę o udostępnienie *)    –    wypożyczenie *) akt powstałych w komórce org. ................................................................................ z lat .................................... o znakach ............................................................................................................... i upoważniam do ich wykorzystania *)   –   odbioru *)   Pana (Panią *) ......................................................................
                                                                
  ....................................................
                                                                                                                          podpis
             Zezwalam na udostępnienie *)  –  wypożyczenie *) wymienionych wyżej akt.
 
 
 
 
                                    data i podpis
*) Zbędne skreślić
*) Wypełnia składnica akt zakładowe
         
 
str.2
 
Potwierdzam odbiór wymienionych na odwrotnej stronie
akt-tomów ........................  kart ......................
Data: ..................... / ...................... 20 ........ Podpis .....................................
            Adnotacje o zwrocie akt:
................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................
 
 
.........................................
    podpis oddającego
Akta zwrócono do składnicy
 
 
dn. .......... ........... 20 ..........r.
 
 
      ..............................................
           podpis odbierającego
 
 
Załącznik nr 4
do Instrukcji archiwalnej
                                                                                               
 
                                           
 
 
PROTOKÓŁ OCENY
dokumentacji niearchiwalnej
Komisja w składzie: (imiona, nazwiska i stanowiska służbowe członków komisji) ........................................................................................................................
........................................................................................................................
........................................................................................................................
dokonała oceny i wydzielenia przeznaczonej do przekazania na makulaturę lub zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej w ilości .......................... mb*) i stwierdziła, że stanowi ona dokumentację niearchiwalną, nieprzydatną do celów praktycznych jednostki organizacyjnej, oraz że upłynęły terminy jej przechowywania określone w jednolitym rzeczowym wykazie akt lub kwalifikatorze dokumentacji technicznej.
 
                                               Przewodniczący komisji ...............................................
 
                                   Członkowie komisji ...............................................
                                                                                                                                    ..............................................
................................................                                       
          (miejscowość, data)
 
 
Załączniki
         .............. kart spisu
         .............. pozycji spisu
 
*) metry bieżące akt w rozumieniu Polskiego Słownictwa Archiwalnego
 
 
 
Załącznik nr 5
do Instrukcji archiwalnej
 
 
                                                                                                                             .......................................................                                                
  (nazwa jednostki organizacyjnej)                                                     
 
 
SPIS DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ (AKTOWEJ) PRZEZNACZONEJ NA MAKULATURĘ LUB ZNISZCZENIE
 
Lp.
Nr i Lp. spisu zdawczo - odbiorczego
Symbol          z wykazu akt
Tytuł teczki
Daty skrajne    od ...........
do ...........
Liczba tomów
Uwagi
1
2