Załącznik nr 3 do Zarządzenia Nr 3/2014
Dyrektora Szkoły Podstawowej nr 2
Im. Jana Kilińskiego w Krośnie Odrzańskim
INSTRUKCJA ARCHIWALNA
SZKOŁY PODSTAWOWEJ NR 2
IM. JANA KILIŃSKIEGO W KROŚNIE ODRZAŃSKIM
Spis treści:
Rozdział 1
|
Postanowienia ogólne
|
str.3-5
|
Rozdział 2
|
Podział dokumentacji ze względu na kategorie archiwalne
|
str.5
|
Rozdział 3
|
Organizacja i zadania składnicy akt
|
str.5-6
|
Rozdział 4
|
Przejmowanie dokumentacji do składnicy akt i jej przechowywanie oraz zabezpieczanie
|
str.7
|
Rozdział 5
|
Przekazywanie dokumentacji do składnicy akt
|
str.8-9
|
Rozdział 6
|
Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w składnicy akt
|
str. 9-10
|
Rozdział 7
|
Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
|
str.10-11
|
Rozdział 8
|
Kontrola składnicy akt
|
str.11
|
Rozdział 9
|
Postanowienia końcowe
|
str.12
|
Spis załączników:
|
|
Załącznik nr 1
|
Wzór spisu zdawczo - odbiorczego
|
str.13
|
Załącznik nr 2
|
Wzór wykazu spisów zdawczo - odbiorczych
|
str. 14
|
Załącznik nr 3
|
Wzór karty udostępnień akt
|
str. 15
|
Załącznik nr 4
|
Wzór protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej
|
str. 16
|
Załącznik nr 5
|
Wzór spisu dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na zniszczenie
|
str. 17
|
Załącznik nr 6
|
Wzór karty zastępczej – zakładki
|
str. 18
|
Załącznik nr 7
|
Warunki wilgotności i temperatury w składnicy akt
|
str. 19
|
|
|
|
|
Rozdział 1
Postanowienia ogólne
§ 1. 1. Instrukcja o organizacji i zakresie działania składnicy akt, zwana dalej „Instrukcją”, określa zasady i tryb wykonywania czynności związanych z organizacją, zadaniami i zakresem działania składnicy akt w Szkole podstawowej nr 2 im. Jana Kilińskiego w Krośnie Odrzańskim Reguluje tryb przejmowania, sposób przechowywania, ewidencjonowania, udostępniania dokumentacji oraz sposób brakowania dokumentacji niearchiwalnej.
2. Określone w Instrukcji tryb i zasady działania składnicy akt zapewniają ochronę dokumentacji przed jej uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą.
3. W postępowaniu z dokumentami zawierającymi informacje niejawne mają zastosowanie odrębne przepisy.
4. Bieżący nadzór nad prawidłowością działania składnicy akt sprawuje pracownik wskazany przez dyrektora szkoły.
§ 2. Ilekroć w niniejszej Instrukcji mowa o:
- ustawie - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t. j. Dz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698);
- rozporządzeniu - należy przez to rozumieć rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375).
§ 3. Użyte w Instrukcji określenia oznaczają:
- Szkoła – Szkoła Podstawowa nr 2 im. Jana Kilińskiego w Krośnie Odrzańskim
- dyrektor – dyrektor szkoły ;
- kierownik komórki organizacyjnej – wicedyrektor, główny księgowy, kierownik gospodarczy lub inna osoba upoważniona do wykonywania określonych zadań;
- pracownik/referent – pracownik Szkoły załatwiający merytorycznie daną sprawę i przechowujący dokumentację sprawy w trakcie jej załatwiania;
- komórka organizacyjna - wydzielona forma organizacyjna danej grupy pracowników Szkoły, w szczególności stanowisko pracy, itp.;
- akta – wszelkiego rodzaju dokumentacja, w szczególności tekstowa, fotograficzna, rysunkowa, multimedialna (np. pisma, opinie, dokumenty, formularze, plany, fotokopie, rysunki itp.), zawierająca dane (informacje) potrzebne przy rozpatrywaniu danej sprawy lub odzwierciedlająca przebieg jej załatwiania i rozstrzygania w Szkole;
- akta sprawy – całokształt lub wybór dokumentów dotyczących tego samego zagadnienia;
- brakowanie – wydzielenie dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia, po upływie okresu jej przechowywania;
- dokumentacja niearchiwalna – grupa dokumentacji o typowo użytkowym przeznaczeniu i czasowym okresie przechowywania, która podlega brakowaniu po upływie obowiązującego okresu jej przechowywania;
- jednolity rzeczowy wykaz akt (wykaz akt) – wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi i kategorią archiwalną akt;
- jednostka archiwalna – jedna pozycja w spisie zdawczo-odbiorczym, obejmująca teczkę aktową, segregator itp;
- pismo – wyrażona tekstem informacja stanowiąca odrębną całość znaczeniową, niezależnie od sposobu jej utrwalenia;
- rejestr – narzędzie służące do rejestrowania pojedynczych przesyłek lub pism określonego typu lub rodzaju, które może być prowadzone w postaci papierowej lub elektronicznej;
- składnica akt – miejsce przeznaczone do gromadzenia, przechowywania i udostępniania dokumentacji Szkoły;
- spis spraw – formularz w postaci papierowej lub elektronicznej do rejestrowania spraw w obrębie klasy z rzeczowego wykazu akt w roku kalendarzowym, w danej komórce organizacyjnej Szkoły;
- sprawa – zdarzenie lub stan rzeczy, wymagający podjęcia i wykonania czynności urzędowych;
- sygnatura archiwalna – znak teczki, określający jej miejsce w zasobie archiwalnym;
- teczka aktowa (spraw) – materiał biurowy używany do przechowywania dokumentacji w postaci nieelektronicznej;
- twórca zespołu archiwalnego – komórki organizacyjne prowadzące działalność i tworzące w jej wyniku dokumentację w określonej dziedzinie;
- zasób archiwalny – całość dokumentacji zgromadzonej w Szkole podstawowej nr 2 im. Jana Kilińskiego w Krośnie Odrzańskim;
- zespół archiwalny – zarchiwizowana dokumentacja powstała w wyniku działalności jednostki organizacyjnej Szkoły i zgromadzona w składnicy akt;
- znak akt – znak kancelaryjny teczki, zawierający symbol komórki organizacyjnej i symbol klasyfikacyjny z jednolitego rzeczowego wykazu akt.
§ 4. 1. Akta spraw przechowuje się w komórkach organizacyjnych Szkoły i składnicy akt.
2. Akta spraw ostatecznie załatwionych przejmowane są do składnicy po upływie okresu, o którym mowa w Instrukcji kancelaryjnej obowiązującej w Szkole, kompletnymi rocznikami.
3. Dokumentację niearchiwalną składnica akt przechowuje przez okres ustalony dla tej dokumentacji w jednolitym rzeczowym wykazie akt.
4. Zasób składnicy służy potrzebom Szkoły.
5. Korzystanie z zasobów składnicy przez inne jednostki organizacyjne wymaga zezwolenia dyrektora Szkoły.
Rozdział 2
Podział dokumentacji ze względu na kategorie archiwalne
§ 5. 1. Dokumentacja podlegająca przechowywaniu w składnicy akt Szkoły stanowi w całości dokumentację niearchiwalną, oznaczoną symbolem „B”.
2. Dokumentacja niearchiwalna to dokumentacja, którą po wykorzystaniu i po upływie określonych okresów przechowywania, jest brakowana i niszczona.
- Kwalifikacji dokumentacji dokonuje się w chwili założenia teczki, zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt obowiązującym w Szkole.
- Dokumentacja ta dzieli się na grupy:
- „B” z dodaniem cyfr arabskich, które określają czas jej przechowywania w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od 1 stycznia roku następnego po zakończeniu teczki akt spraw (np. „B5”) – oznacza kategorię dokumentacji, która po upływie tego czasu podlega brakowaniu;
- „BC” oznacza kategorię dokumentacji, która ma wyłącznie krótkotrwałą wartość praktyczną i po pełnym jej wykorzystaniu może być przeznaczona bezpośrednio na makulaturę, za zgodą pracownika odpowiedzialnego za prowadzenie składnicy akt;
- „BE” z dodaniem cyfr arabskich oznacza kategorię dokumentacji, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania (np. BE50 po 50 latach) podlega ekspertyzie archiwalnej ze względu na jej charakter, treść i znaczenie.
- Kwalifikacji dokumentacji dokonuje się w chwili założenia teczki, zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt obowiązującym w Szkole.
Rozdział 3
Organizacja i zadania składnicy akt
§ 6. Szkoła Podstawowa nr 2 im. Jana Kilińskiego w Krośnie Odrzańskim prowadzi jedną składnicę akt.
§ 7. W lokalu składnicy akt do przechowywania dokumentacji w postaci nieelektronicznej zapewnione są warunki do realizacji zadań składnicy oraz zabezpieczenia przechowywanej w niej dokumentacji przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą.
W szczególności lokal ten powinien:
- być usytuowany na poziomie budynku;
- być suchy;
- zapewniać właściwą temperaturę w ciągu roku;
- posiadać skuteczną wentylację;
- posiadać sprawną instalację elektryczną.
- Składnica akt powinna być wyposażona w:
- regały metalowe stacjonarne (zabezpieczone przed korozją) i inne urządzenia do przechowywania akt, rozmieszczone w sposób umożliwiający łatwy dostęp do akt (odstępy między regałami nie mniejsze niż 80 cm), o wysokości i szerokości półek dostosowanych do rozmiaru dokumentacji, z odstępem od sufitu i podłogi;
- regały powinny być ponumerowane cyframi rzymskimi, a półki – arabskimi;
- drabinę lub schodki umożliwiające dostęp do górnych półek;
- zasłony, żaluzje, szyby lub folie chroniące przed promieniowaniem UV;
- oświetlenie zapewniające odpowiednią widoczność, bez potrzeby korzystania z dodatkowego, przenośnego źródła światła;
- sprzęt przeciwpożarowy (gaśnica proszkowa ABC – 6. kilogramowa);
- sprzęt do mierzenia temperatury i wilgotności, tzn. higrometr, termometr.
- Składnica powinna być zabezpieczona przed włamaniem (okratowanie okien, zaopatrzenie drzwi wejściowych w co najmniej dwa zamki).
- W składnicy należy systematycznie kontrolować warunki wilgotności i temperatury i utrzymywać je na właściwym poziomie (załącznik nr 7).
- Składnicę akt należy regularnie sprzątać, aby chronić dokumentację przed kurzem, infekcją grzybów pleśniowych oraz zniszczeniem przez owady i gryzonie.
- Palenie tytoniu w składnicy akt jest bezwzględnie zabronione.
- Prawo wstępu do pomieszczenia składnicy akt ma pracownik odpowiedzialny za prowadzenie składnicy akt, jego przełożony oraz upoważnieni pracownicy organów kontrolnych za okazaniem upoważnienia. Pozostali pracownicy Szkoły mają prawo wstępu tylko w obecności pracownika odpowiedzialnego za prowadzenie składnicy akt.
§ 8. Do zadań składnicy akt należy:
- przejmowanie dokumentacji spraw zakończonych;
- przechowywanie i zabezpieczanie przejętej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji;
- porządkowanie przechowywanej dokumentacji przejętej w latach wcześniejszych w stanie nieuporządkowanym;
- udostępnianie przechowywanej dokumentacji osobom uprawnionym;
- inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, udział w jej komisyjnym brakowaniu oraz przekazywanie wybrakowanej dokumentacji na makulaturę;
- dbałość o zabezpieczenie właściwych warunków przechowywania dokumentacji w składnicy.
Rozdział 4
Przejmowanie dokumentacji do składnicy akt i jej przechowywanie oraz zabezpieczanie
§ 9. 1. Przejmowanie dokumentacji polega na jej przekazaniu do składnicy na podstawie spisu zdawczo – odbiorczego
- Spis zdawczo – odbiorczy może być sporządzony na nośniku papierowym albo w postaci elektronicznej.
- Spisy zdawczo – odbiorcze rejestruje się w wykazie spisów zdawczo – odbiorczych.
- Ewidencję dokumentacji w składnicy akt stanowią:
- spis zdawczo – odbiorczy (wzór spisu stanowi załącznik nr 1 do Instrukcji);
- wykaz spisów zdawczo – odbiorczych (wzór wykazu stanowi załącznik nr 2 do Instrukcji);
- karta udostępniania akt (wzór karty stanowi załącznik nr 3 do Instrukcji);
- protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej (wzór protokołu stanowi załącznik nr 4 do Instrukcji);
- spis dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie (wzór spisu stanowi załącznik nr 5 do Instrukcji);
- karta zastępcza – zakładka (wzór karty stanowi załącznik nr 6 do Instrukcji);
- zgody na niszczenie akt wydane przez archiwum państwowe.
- protokoły stwierdzające brak lub uszkodzenie dokumentacji (w razie potrzeby).
- Spisy zdawczo–odbiorcze numeruje się w sposób ciągły przez cały okres istnienia Szkoły.
- Karty udostępniania akt otrzymują w ciągu roku kolejne numery bieżące i według tej kolejności przechowywane są w składnicy akt przez pięć lat od daty zwrotu akt.
- Składnica akt prowadzi zbiór spisów zdawczo–odbiorczych akt na drugie egzemplarze spisów zdawczo–odbiorczych w układzie wynikającym z kolejności wpisu do wykazu spisów zdawczo– odbiorczych;
- Akta powinny być ułożone według komórek organizacyjnych z pozostawieniem rezerwy miejsca na nowe roczniki.
- Przed umieszczeniem akt na regałach należy każdą teczkę aktową oznaczyć sygnaturą składającą się z numeru spisu zdawczo–odbiorczego z wykazu spisów zdawczo–odbiorczych łamany przez numer kolejny pozycji spisu zdawczo–odbiorczego.
- W składnicy układ teczek aktowych może być pionowy – system biblioteczny (od lewej do prawej strony) lub poziomy – teczka na teczce.
§ 10. Dokumentacja zgromadzona w składnicy podlega okresowemu przeglądowi w celu jej odkurzenia oraz wymiany zużytych i zniszczonych teczek czy pudeł na nowe.
Rozdział 5
Przekazywanie dokumentacji do składnicy akt
§ 11. 1. Akta spraw ostatecznie załatwionych Szkoły przechowuje na nośnikach papierowych w składnicy akt.
- Akta spraw ostatecznie załatwionych przekazuje do składnicy akt, kompletnymi rocznikami, pracownik prowadzący dane sprawy.
- Pracownik Szkoły, do którego obowiązków należy prowadzenie składnicy akt, w porozumieniu z kierownikami komórek organizacyjnych, ustala corocznie termin przekazywania akt do składnicy akt.
§ 12. 1. Przekazywanie akt odbywa się na podstawie spisu zdawczo–odbiorczego, po szczegółowym przeglądzie i uporządkowaniu akt przez pracowników prowadzących dane sprawy.
- Przez uporządkowanie akt rozumie się:
- w odniesieniu do dokumentacji niearchiwalnej, o okresie przechowywania dłuższym niż 10 lat:
- odłożeniu do teczek aktowych spisów spraw,
- ułożenie dokumentacji wewnątrz teczek według kolejności spisu spraw, poczynając od najwcześniejszej sprawy (z nr 1) z dołączonym na wierzchu spisem spraw; w obrębie spraw pisma układa się chronologicznie,
- wyłączenie zbędnych egzemplarzy (wtórników, brudnopisów) tych samych pism i dokumentów,
- usuniecie z dokumentacji części metalowych i plastikowych (np. spinaczy, koszulek, zszywek, itp.),
- umieszczenie dokumentacji w wiązanych teczkach aktowych z tektury bezkwasowej (w przypadku akt osobowych dopuszcza się koperty) o grubości maksymalnej 5 cm, a teczek w razie potrzeby w pudłach, teczkę o grubości ponad 5 cm należy podzielić na tomy, chyba, że jest to niemożliwe z przyczyn fizycznych;
- ponumerowaniu stron dokumentacji kategorii B25 zwykłym miękkim ołówkiem, przez naniesienie numeru strony w prawym górnym rogu; liczbę stron w danej teczce podaje się na wewnętrznej części tylnej okładki w formie zapisu: „Niniejsza teczka zawiera ... stron kolejno ponumerowanych. [miejscowość, data, podpis osoby porządkującej i paginującej akta]”;
- opisanie teczek na ich zewnętrznej stronie zgodnie z Instrukcją kancelaryjną Szkoły;
- ułożenie teczek, ksiąg, rejestrów itp. w kolejności wynikającej z jednolitego rzeczowego wykazu akt.
- w odniesieniu do pozostałej dokumentacji niearchiwalnej:
- odłożenie do teczek aktowych spisów spraw,
- umieszczenie dokumentacji w wiązanych teczkach aktowych z tektury bezkwasowej (w przypadku akt osobowych dopuszcza się koperty) o grubości maksymalnej 5 cm, a teczek w razie potrzeby w pudłach, teczkę o grubości ponad 5 cm należy podzielić na tomy, chyba, że jest to niemożliwe z przyczyn fizycznych;
- opisanie teczek na ich zewnętrznej stronie zgodnie z Instrukcją kancelaryjną Szkoły;
- ułożenie teczek, ksiąg, rejestrów itp. w kolejności wynikającej z jednolitego rzeczowego wykazu akt.
- Spisy zdawczo – odbiorcze sporządza się osobno w dwóch egzemplarzach, z których jeden pozostaje u prowadzącego sprawy, przekazującego akta, jako dowód przekazania akt, a drugi egzemplarz otrzymuje pracownik prowadzący składnicę akt.
- Spisy zdawczo – odbiorcze sporządzają pracownicy przekazujący akta w kolejności teczek według jednolitego rzeczowego wykazu akt.
§ 13. 1.Komórki organizacyjne przekazują akta do składnicy akt wyłącznie kompletnymi rocznikami.
- Do akt przekazanych składnicy akt dołącza się zbędne w pracy bieżącej: ewidencje, rejestry i kartoteki.
Rozdział 6
Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w składnicy akt
§ 14. 1. Prowadzący składnicę odnotowuje każde udostępnienie dokumentacji, zapisuje datę udostępnienia, a w przypadku wypożyczenia poza składnicę – także datę zwrotu do składnicy.
- Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w składnicy następuje na podstawie wypełnionej karty udostępnienia akt (załącznik nr 3).
- Wyjmując teczkę z regału należy na jej miejsce włożyć zakładkę z informacją zawierającą dane dotyczące wypożyczenia akt.
- Wypożyczając dokumentację, można sporządzić jej kopię zastępczą i zachować ją w składnicy do czasu zwrotu wypożyczonej dokumentacji.
- Prowadzący składnicę akt sprawdza stan wypożyczanej dokumentacji przed jej wypożyczeniem, jak również po jej zwrocie.
§ 15. Udostępnianie dokumentacji znajdującej się w składnicy odbywa się na podstawie wniosku zawierającego co najmniej:
- datę;
- nazwę wnioskującego;
- wskazanie dokumentacji będącej przedmiotem wnioskowania o udostępnienie (podanie dat skrajnych dokumentacji i nazwy komórki organizacyjnej, która dokumentację wytworzyła i zgromadziła lub przekazała);
- informacje o sposobie udostępnienia;
- imię, nazwisko i podpis osoby, która wnosi o udostępnienie;
- w przypadku osób spoza Szkoły – cel udostępnienia i uzasadnienie.
§ 16. 1. Do udostępnienia dokumentacji pracownikom Szkoły wymagana jest zgoda kierownika komórki organizacyjnej, która przekazała akta do składnicy.
- Do udostępnienia dokumentacji osobom spoza Szkoły wymagana jest zgoda dyrektora Szkoły.
§ 17. W przypadku zagubienia/zniszczenia wypożyczonej dokumentacji sporządza się protokół (3 egzemplarze), który podpisuje również wypożyczający akta – jeden przekazuje się dyrektorowi Szkoły, drugi – przechowuje się w aktach składnicy, trzeci dołącza się do teczki, w której będzie brakować akt.
§ 18. 1. Protokół powinien zawierać co najmniej następujące informacje:
- datę sporządzenia;
- imię i nazwisko osoby, która uszkodziła lub zagubiła dokumentację;
- opis przedmiotu uszkodzenia lub zagubienia;
- podpisy osoby przyjmującej i przekazującej dokumentację.
- Na podstawie protokołu dyrektor zarządza postępowanie wyjaśniające.
§ 19. 1. Korzystający z akt odpowiada za ich stan i zwrot w terminie.
- Niedopuszczalne jest:
- wyłączanie z udostępnianej dokumentacji pojedynczych przesyłek i pism;
- przekazywanie dokumentacji innym osobom bez wiedzy odpowiedzialnego za składnicę akt;
- nanoszenie na dokumentacji na nośniku papierowym adnotacji i uwag.
Rozdział 7
Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
§ 20. 1. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej inicjuje pracownik odpowiedzialny za prowadzenie składnicy przez regularne typowanie dokumentacji przeznaczonej do brakowania, sporządzając spis tej dokumentacji.
- Spis dokumentacji przeznaczonej do brakowania podlega zaopiniowaniu przez kierowników komórek organizacyjnych Szkoły i głównego księgowego Szkoły.
- Dokumentacja niearchiwalna podlega brakowaniu po upływie okresu przechowywania określonego w jednolitym rzeczowym wykazie akt.
- Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej polega na ocenie jej przydatności do celów praktycznych, wydzieleniu dokumentacji nieprzydatnej i przekazaniu jej na makulaturę lub zniszczenie.
- Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej następuje na podstawie zgody wyrażonej przez dyrektora miejscowo właściwego archiwum państwowego.
- Do wniosku o zgodę dołącza się:
- protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej;
- spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do przekazania na makulaturę lub zniszczenie.
§ 21. Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej oraz spis tej dokumentacji sporządza komisja powołana przez dyrektora Szkoły, w której skład wchodzą: kierownik komórki organizacyjnej, któremu podlega składnica akt, przedstawiciel komórki organizacyjnej, której dokumentacja niearchiwalna podlega brakowaniu oraz pracownik odpowiedzialny na prowadzenie składnicy.
§ 22. W składnicy akt przechowuje się dokumenty brakowania wraz z dowodami przekazania nieprzydatnej dokumentacji niearchiwalnej na makulaturę, bądź protokołami jej zniszczenia.
§ 23. Jeżeli w wyniku procedury brakowania dokumentacji niearchiwalne, właściwe archiwum państwowe dokona uznania całości lub części tej dokumentacji za materiały archiwalne, pracownik prowadzący składnicę jest obowiązany:
- do jej uporządkowania;
- do sporządzenia nowego spisu zdawczo – odbiorczego.
§ 24. Dokumentacja z procedury brakowania przechowywana jest przez składnicę akt. Na podstawie spisu wybrakowanej dokumentacji niearchiwalnej umieszcza adnotację o jej zniszczeniu w spisie zdawczo-odbiorczym.
Rozdział 8
Kontrola składnicy akt
§ 25. Prawo kontroli składnicy akt mają:
- komisja powołana przez dyrektora Szkoły (kontrola wewnętrzna);
- uprawnione podmioty zewnętrzne.
§ 26. Kontrola wewnętrzna ma na celu sprawdzenie zgodności stanu zawartości składnicy akt z jej ewidencją oraz ustalenie prawidłowości prowadzenia składnicy w świetle obowiązujących uregulowań wewnętrznych i obowiązujących w tym zakresie przepisów prawa.
Rozdział 9
Postanowienia końcowe
§ 27. Instrukcja zostaje wprowadzona zarządzeniem dyrektora Szkoły po zatwierdzeniu przez Dyrektora Archiwum Państwowego w Zielonej Górze.
§ 28. W sprawach nieuregulowanych w niniejszej Instrukcji stosuje się przepisy ustawy i rozporządzenia oraz przepisy wewnętrzne obowiązujące w Szkole.
§ 29. Wszelkie zmiany w Instrukcji wprowadzane są w formie aneksu lub tekstu jednolitego.
……………………………………………………..
Przekazujący akta Dyrektor Przyjmujący akta
(imię i nazwisko) (imię i nazwisko) (imię i nazwisko)
…………………….. …………………….. ……………………..
(podpis) (podpis) (podpis)
Przekazujący akta Kierownik komórki org. Przyjmujący akta
imię i nazwisko imię i nazwisko imię i nazwisko
..................... ......................................... …....................................
(podpis) (podpis) (podpis
.......................................................
(nazwa jednostki organizacyjnej)
SPIS DOKUMENTACJI NIEARCHIWALNEJ (AKTOWEJ) PRZEZNACZONEJ NA MAKULATURĘ LUB ZNISZCZENIE