Fundusz sołecki to pula środków gminy zarezerwowana dla sołectw w jej budżecie. Wysokość kwoty dla konkretnego sołectwa jest obliczana na podstawie tak zwanej kwoty bazowej i liczby mieszkańców sołectwa. Zależy ona od liczby mieszkańców sołectwa i dochodów gminy w przeliczeniu na jednego mieszkańca (ale tylko od dochodów bieżących, to znaczy bez dochodów majątkowych). Konkretne sołectwa mają prawo do wskazania, na co należy wydatkować kwoty przypadające im z tej puli. Są to więc środki w budżecie gminy, tyle że wydzielone z przeznaczeniem wyłącznie dla sołectw, które się w niej znajdują. To powoduje, że fundusz sołecki musi podlegać takim samym rygorom, określonym w ustawie o finansach publicznych, jakim podlegają zwyczajne środki w budżecie gminy. Trzeba więc przy ich wydatkowaniu kierować się zasadą oszczędności, gospodarności i celowości. Ich uruchomienie i wydatkowanie musi się przy tym odbywać według wymogów formalnych zawartych w ustawie z dnia 21 lutego 2014 r. o funduszu sołeckim (Dz. U.2014.301). Przedsięwzięcia wskazane przez mieszkańców konkretnego sołectwa do sfinansowania z funduszu nie mogą być jednak dowolne. Muszą odpowiadać warunkom i wymogom formalnym, które zostały określone w ustawie o funduszu sołeckim i w art. 7 ustawy o samorządzie gminnym.

Fundusz sołecki krok po kroku:

Krok 1:

Rada Gminy podejmę uchwałę do 31 marca o wyodrębnieniu funduszu sołeckiego. Ma ona charakter permanentny, tzn. obowiązuje w kolejnych latach budżetowych, do czasu podjęcia uchwały przez Radę Gminy o nie wyrażeniu zgody na wyodrębnienie funduszu sołeckiego. Jeśli Gmina nie chce wyodrębnić funduszu sołeckiego, to co roku musi podejmować uchwalę o jego nieutworzeniu.

Krok 2:

Jeżeli w gminie został wyodrębniony fundusz sołecki, kolejną ważną datą jest 31 lipca. To do tego dnia wójt gminy musi przekazać sołtysom informację na temat wysokości środków na każde sołectwo. Informacja o dokładnej kwocie powinna dotrzeć do sołtysów najpóźniej właśnie do 31 lipca każdego roku.

Krok 3:

Sołtys wiedząc jaką kwotę sołectwo ma do dyspozycji powinien najpóźniej do 30 września zwołać zebranie wiejskie, podczas którego mieszkańcy zdecydują na co wydać pieniądze z funduszu sołeckiego. Już wcześniej, przed zebraniem, można myśleć i dyskutować na temat tego, jaki włożyć wniosek i co sfinansować z funduszu sołeckiego.

Krok 4:

O przeznaczeniu pieniędzy decyduje zebranie wiejskie. O tym kto może wziąć w nim udział i jakie inne warunki muszą być zapewnione, aby decyzje były ważne mówi statut sołectwa.
A zatem to zebranie wiejskie podejmuje decyzję, a sołtys jest organem wykonawczym. Ustawa o funduszu sołeckim mówi, że wniosek danego sołectwa uchwala zebranie wiejskie z inicjatywy :

Oznacza to, że każdy mieszkaniec sołectwa może zgłosić propozycję swojego wniosku.
Należy jednak pamiętać, że może być on przedmiotem obrad zebrania wiejskiego tylko wtedy, gdy podpisze się pod nim co najmniej 15 pełnoletnich mieszkańców sołectwa.
Załącznikiem do wniosku powinna być wtedy pisemna lista poparcia lub uzyskane poparcie co najmniej 15 pełnoletnich mieszkańców w głosowaniu podjętym na zebraniu wiejskim.
Zwołując zebranie należy przestrzegać tego, co zapisano w statucie (na ile dni przed zebraniem poinformować mieszkańców, w jaki sposób itp.), w jaki sposób zebranie powinno przebiegać (porządek obrad),w jaki sposób powinno być udokumentowane (protokół z zebrania, lista obecności) oraz jakie czynności sołtys podejmuje po zebraniu (np. terminowe przekazanie uchwał oraz protokołu z zebrania wójtowi).

Nieprzestrzeganie tych warunków może spowodować unieważnienie podjętych uchwał zebrania wiejskiego. W konsekwencji przepadnie możliwość sfinansowania działań, które mieszkańcy wybrali.

Aby wniosek do funduszu sołeckiego mógł być zrealizowany, musi spełniać trzy warunki, które trzeba wziąć pod uwagę podczas dyskusji i planowania wniosku:

Aby wniosek o dofinansowanie z funduszu sołeckiego był poprawny, musi zawierać:

Jeśli wójt uzna, że wniosek nie spełnia powyższych wymogów, w ciągu 7 dni od dnia jego otrzymania informuje o tym sołtysa.

Sołtys za pośrednictwem wójta może w ciągu 7 dni podtrzymać odrzucony wniosek, bądź też (o ile jest jeszcze przed 30 września) zorganizować ponownie zebranie wiejskie i uchwalić raz jeszcze wniosek – poprawiony pod względem formalnym. W razie wątpliwości warto jeszcze przed uchwaleniem wniosku skonsultować się z pracownikiem urzędu gminy jeśli chodzi o formalne przygotowanie wniosku, jak również jeśli chodzi o oszacowanie kosztów przedsięwzięcia – pozwoli to obu stronom uniknąć nieścisłości i późniejszych problemów.

Oprócz wniosku na ręce wójta należy złożyć: protokół z zebrania podczas którego uchwalono wniosek o sfinansowanie przedsięwzięć z funduszu sołeckiego oraz listę obecności z zebrania wiejskiego.

Krok 6:

Rada gminy podejmuje uchwałę o włączeniu przedsięwzięć finansowanych ze środków funduszu sołeckiego do budżetu gminy w oparciu o wymienione już wcześniej kryteria.

Krok 7:

Zadania ze środków funduszu sołeckiego realizowane są zgodnie z opisem we wniosku. Fundusz sołecki jest częścią budżetu gminy, za którego wykonanie odpowiedzialny jest wójt.

Rola sołtysa i mieszkańców nie ogranicza się tylko do uchwalenia i złożenia wniosku. Polega ona, między innymi, na realizacji przedsięwzięć, kontroli terminów i jakości wykonanych zadań z funduszu sołeckiego. To co dane sołectwo może faktycznie zrobić, będzie zależało od wysokości środków finansowych, które będą w jego dyspozycji. Jeżeli mieszkańcy sołectwa zdecydują, to mogą wspomóc wykonanie konkretnych zadań – w tym poprzez własną pracę społeczną.