Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym

i zagranicznym na rzecz Gminy Witnica w  zakresie przyjmowania, przemieszczania
i doręczania przesyłek pocztowych oraz ich ewentualnych zwrotów w obrocie krajowym
i zagranicznym.

Przedmiot zamówienia powinien być realizowany na zasadach określonych w powszechnie obowiązujących przepisach prawa tj:

Przedmiot zamówienia obejmuje:

Przez przesyłki pocztowe będące przedmiotem zamówienia rozumie się:

Oznaczenia A i B oznaczają:

Przesyłki nadawane przez Zamawiającego, dostarczane będą przez Wykonawcę do każdego miejsca w kraju i za granicą, na podany adres, bądź wskazany adres skrytki pocztowej i w terminach określonych w formularzu ofertowym - załącznik nr 1.

Wykonawca zobowiązany jest do posiadania placówki nadawczej na terenie miasta Witnica. W przypadku braku jej posiadania Wykonawca zobowiązany jest do odbioru przesyłek pocztowych w siedzibie Zamawiającego – tj. ul. KRN 6, 66-460 Witnica - od poniedziałku do piątku o godzinie 13³º w Biurze Obsługi Interesanta – p. 15 oraz w adresach siedzib odbiorców tj.– Miejski Dom Kultury z siedzibą przy ul. Gorzowskiej 22; 66-460 Witnica, Urząd Miasta i Gminy Witnica; Wydział Gospodarki Komunalnej przy ul. Kosynierów Mirosławskich 1; 66-460 Witnica, Zespół Szkolno - Przedszkolny w Witnicy z siedzibą przy ul. Wiosny Ludów 14;66-460 Witnica, Miejska Biblioteka Publiczna z siedzibą przy ul. Gorzowska 22; 66-460 Witnica, Gimnazjum im. Ludzi Pojednania z siedzibą przy Placu Wolności 7; 66-460 Witnica, Szkoła Podstawowa Dąbroszyn 22; 66-460 Witnica, Zespół Edukacyjny w Nowinach Wielkich z siedzibą przy ul. Wiejskiej 26; 66-460 Witnica, Miejsko Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej z siedzibą przy ul. Rutkowskiego 9,66-460 Witnica oraz doręczać przesyłki listowe, zwroty przesyłek i potwierdzenia odbioru do siedziby Zamawiającego oraz siedzib odbiorców w godzinach 9⁰⁰ – 9³⁰.

Zamawiający zobowiązuje się do podania na przesyłce pocztowej nazwy i adresu adresata (podany jednocześnie w pocztowej książce nadawczej), określając również rodzaj przesyłki (zwykły, polecony, priorytet czy zwrotne poświadczenie odbioru – ZPO) oraz pełną nazwę i adres zwrotny Zamawiającego (nadawcy).

Zamawiający zobowiązuje się do prowadzenia w dwóch egzemplarzach pocztowej książki nadawczej (oryginał dla Wykonawcy, kopia dla Zamawiającego) dla przesyłek rejestrowanych oraz zestawienia ilościowo-wartościowego dla wszystkich nadawanych przesyłek. Zestawienie prowadzone będzie z uwzględnieniem podziału na przesyłki zwykłe i najszybszej kategorii, rejestrowane i nierejestrowane, za potwierdzeniem odbioru i bez potwierdzenia odbioru, gabaryt A i B, poszczególne kategorie wagowe oraz podziału na przesyłki krajowe i zagraniczne. Wzór pocztowejksiążki nadawczej i zestawienia ilościowo-wartościowego zostanie ustalony z Wykonawcą przed zawarciem umowy. Oryginał pocztowej książki nadawczej oraz zestawienie ilościowo-wartościowe dla Wykonawcy stanowić będzie podstawę dla celów rozliczeniowych, a dla Zamawiającego potwierdzenie wykonania usług pocztowych.

Opakowanie przesyłek pocztowych będzie stanowiła koperta Zamawiającego odpowiednio zabezpieczona. Opakowanie paczki pocztowej będzie stanowiło zabezpieczenie przed zniszczeniem i utratą zawartości w czasie przemieszczania. Odpowiedzialność za przesyłki i paczki pocztowe po ich przekazaniu przez Zamawiającego spoczywa na Wykonawcy.

Nadanie przesyłek objętych przedmiotem zamówienia będzie następować w dniu ich odbioru w siedzibie Zamawiającego przez Wykonawcę lub w dniu ich dostarczenia przez Zamawiającego do placówki nadawczej Wykonawcy.

Zamawiający dopuszcza możliwość przesunięcia nadania przesyłki na dzień następny w przypadku stwierdzenia przez Wykonawcę uchybień odebranych przesyłek określonych w przepisach ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe  (Dz. U. z 2012 r., poz. 1529) i braku możliwości ich wyjaśnienia lub usunięcia w dniu ich odbioru w siedzibie Zamawiającego lub w dniu ich dostarczenia przez Zamawiającego”.

W przypadku, gdy u Zamawiającego będzie wyznaczony jako dzień pracujący sobota, lub jako dzień wolny dzień powszedni, Zamawiający poinformuje o tym fakcie Wykonawcę z co najmniej trzydniowym wyprzedzeniem, a Wykonawca jest zobowiązany w takim dniu do doręczenia i zwrotu oraz nadania przesyłek.

Wykonawca zobowiązany będzie doręczać wszystkie przychodzące za jego pośrednictwem przesyłki pocztowe i zwracać niedoręczone przesyłki pocztowe (z podaniem przyczyny niedoręczenia) oraz potwierdzenia odbioru pokwitowane przez adresata do siedziby Zamawiającego.

Wykonawca zobowiązany jest do honorowania i obsługiwania „zwrotnego potwierdzenia odbioru” stanowiącego potwierdzenie doręczenia i odbioru przesyłki na zasadach określonych w ustawie z dn.14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2013, poz. 267 z późń. zm.) oraz zgodnych z przepisami ustawy Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r., poz. 749) stosowanych przez Zamawiającego w razie potrzeby. W pozostałych przypadkach Zamawiający będzie stosować druk „zwrotnego potwierdzenia odbioru” wg wzoru stosowanego przez Wykonawcę.

W przypadku nieobecności adresata i braku możliwości doręczenia przesyłki pocztowej innej dorosłej, uprawnionej osobie w obrocie krajowym, przedstawiciel Wykonawcy pozostawia w skrzynce oddawczej adresata zawiadomienie (pierwsze awizo, a po upływie 7 dni kolejne awizo) o próbie dostarczenia przesyłki ze wskazaniem gdzie i w jakim terminie adresat może odebrać list lub przesyłkę, z uwzględnieniem warunków i terminów do odbioru przesyłki określonych w powszechnie obowiązujących przepisach prawa w tym zakresie. Po upływie terminu odbioru lub wyczerpaniu możliwości doręczenia przesyłki, przesyłka zwracana jest Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny nieodebrania przez adresata. W przypadku przesyłek w obrocie zagranicznym obowiązują zasady określone w przepisach międzynarodowych.

Odbierający pismo potwierdza doręczenie mu pisma podpisem ze wskazaniem daty doręczenia, jeśli odbierający uchyla się od potwierdzenia doręczenia lub nie może tego uczynić, doręczający sam stwierdza datę doręczenia oraz wskazuje osobę, która odebrała pismo i przyczynę braku jej podpisu.

Reklamacje z tytułu niewykonania usługi Zamawiający może zgłosić do Wykonawcy zgodnie z postanowieniami Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dn. 13.10.2003 r.               w sprawie reklamacji powszechnej usługi pocztowej w zakresie przesyłki rejestrowanej               i przekazu pocztowego (Dz. U. z 2003 r., Nr 183, poz. 1795 ze zm.).

W przypadku utraty, uszkodzenia, ubytku bądź niewykonanialub nienależytego wykonania przedmiotu zamówienia Wykonawca zapłaci Zamawiającemu należne odszkodowanie i inne roszczenia zgodnie z przepisami rozdziału 8 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012 r., poz. 1529).

Zawarte w formularzu ofertowym zestawienie liczby przesyłek nadawanych przez Zamawiającego w ciągu roku ma charakter szacunkowy i zostało podane na potrzeby przygotowania oferty. Rodzaje i ilości nadawanych przesyłek przez Zamawiającego mogą się zmieniać z zależności od jego potrzeb, Wykonawca wyraża na to zgodę i nie będzie dochodził roszczeń odszkodowawczych z tytułu zmian. Liczba i rodzaj nadawanych przez Zamawiającego przesyłek pocztowych nie może mieć też wpływu na zaproponowane przez Wykonawcę ceny jednostkowe.

Rozliczenia finansowe, wykonanych usług pocztowych, będą dokonywane w okresach miesięcznych, z uwzględnieniem faktycznie nadanych i zwróconych przesyłek oraz cen jednostkowych zaproponowanych przez Wykonawcę w dołączonym do ofertyformularzu ofertowym Wykonawca zobowiązany jest do wystawiania i przesyłania faktur za wykonane usługi na rzecz Zamawiającego za każdy miesiąc na poszczególnych odbiorców tj.

 - Urząd Miasta i Gminy Witnica z siedzibą przy ul. Krajowej Rady Narodowej 6; 66-460 Witnica.

- Miejski Dom Kultury z siedzibą przy ul. Gorzowskiej 22; 66-460 Witnica

Szczegółowy zakres usług wraz z terminami wykonania zawiera załącznik nr 1 do SIWZ (formularz ofertowy).