Aktualności
Szczegóły informacji
Informacje na temat platformy Witkac.pl
Niniejszy dokument jest wersją archiwalną.
Informacja ogłoszona dnia 2017-11-23 12:37:53 przez Karolina Kuraszkiewicz
Informacje na temat platformy Witkac.pl
1. Jakie korzyści przynosi stosowanie platformy Witkac.pl?
- Generator ofert oparty jest na bazie formularza internetowego z systemem pomocy,
- Niwelowanie błędów formalnych ofert (brak możliwości złożenia oferty niezgodnej z ogłoszeniem),
- Obliczanie kosztów do pokrycia z dotacji względem zadeklarowanego wkładu własnego,
- Powiadomienia o ogłoszonych konkursach.
- Możliwość zarządzania ofertą w trakcie jej realizacji.
- Automatyczny proces tworzenia dokumentów (umów, aneksów, sprawozdań),
- Przypominanie o zbliżających się terminach (złożenie oferty, wysyłka sprawozdania), przeglądanie konkursów w ich kluczowych fazach (trwa nabór, trwa ocena, konkurs został rozstrzygnięty),
- Archiwum dokumentów organizacji z możliwością tworzenia nowej oferty na podstawie już złożonych (znajdujących się w systemie).
2. Jak założyć konto?
W systemie Witkac.pl można założyć konto osoby/organizacji składającej oferty w konkursach organizowanych przez samorządy otwartych konkursach ofert. Należy wejść na stronę www.witkac.pl, wypełnić formularz rejestracyjny, następnie kliknąć "Utwórz konto" - nastąpi rejestracja organizacji składającej wnioski.
- Na pierwszej zakładce podaje się adres e-mail, który jednocześnie jest loginem konta, wpisać hasło oraz oznaczyć, iż zapoznano się z regulaminem
- Na drugiej zakładce należy wybrać: województwo, powiat, gmina. Pozostałe pola są fakultatywne natomiast ich wypełnienie pozwoli na wykorzystanie pełnej funkcjonalności systemu. Wypełnienie pól "imię i nazwisko" pozwoli nam zwracać się do oferenta w sposób grzecznościowy, a nie techniczny
- Dane organizacji, którą Państwo reprezentują - pozwolą na automatyczne wypełnianie tych pól w składanych przez Państwa ofertach w przyszłości.
- Określenie interesujących Państwa sfer pożytku publicznego - pozwoli w przyszłości na dopasowanie proponowanych konkursów do Państwa zakresu działalności.
- Oznaczenie terytorialne - pozwoli wybierać dla Państwa konkursy tych Organizatorów (urzędów, instytucji, itp.), które są najistotniejsze z Waszego punktu widzenia.
- Po wypełnieniu formularza rejestracyjnego otrzymacie Państwo wiadomość e-mail, w której będzie link aktywacyjny. (Wiadomość powinna dotrzeć w ciągu ok. 10 min od momentu rejestracji, po upływie tego czasu warto sprawdzić w skrzynce pocztowej folder SPAM, gdyż niektóre filtry mogą potraktować to jako wiadomość potencjalnie niechcianą. Po kliknięciu w niego Wasze konto zostanie aktywowane i od tego momentu można zalogować się do systemu.
4. Jak złożyć ofertę w systemie Witkac.pl?
Krok 1.
Należy zarejestrować się tworząc konto użytkownika, wybrać konkurs, który nas interesuje, oraz wypełnić wniosek w wersji elektronicznej (Można to zrobić przechodząc do zakładki "Konkursy", następnie "trwa nabór" lub poprzez zakładkę "Mój Profil" klikamy następnie pole "Dodaj ofertę".
Krok 2.
Składanie wniosku podzielone jest na 6 poszczególnych etapów, które należy uzupełnić. Chcąc zapobiec utracie danych, należy zapisać wprowadzone dane za pomocą pola "Zapisz".
Krok 3.
Oferent ma możliwość w dowolnym momencie zapisania wprowadzonych danych i powrotu do edycji w innym czasie, istnieje możliwość wydrukowania wersji roboczej.
Krok 4.
Na etapie wypełniania wniosku należy również wprowadzić imiona i nazwiska osób uprawnionych do reprezentowania wg KRS, które podpiszą ofertę oraz osoby odpowiedzialnej merytorycznie za kontakt roboczy w sprawie złożonej oferty.
Krok 5.
Po prawidłowym wypełnieniu całego wniosku, jego weryfikacji oraz elektronicznym przesłaniu oferty (za pomocą pola "Złóż ofertę") system zapisuje wniosek w bazie danych, po czym każda oferta otrzymuje unikatową sumę kontrolną. Następnie należy wydrukować "Potwierdzenie złożenia oferty". Od tego momentu blokuje się możliwość edycji wniosku.
Krok 6.
Jednym z podstawowych kryteriów formalnych, jest wysłanie oferty w wersji elektronicznej w trakcie trwania naboru, a następnie dostarczenie wniosku w wersji papierowej do Urzędu Miasta w terminie określonym w ogłoszeniu konkursowym.
5. Problem z zapisem danych w systemie?
Chwilowe problemy z zapisem danych w ofercie mogą mieć związek z pracą użytkownika w przeglądarce Mozilla Firefox lub Internet Explorer. Producenci systemu preferują korzystanie z przeglądarki Google Chrome. Natomiast w większości przypadków wystarczy tylko wylogować się z systemu, odczekać chwilę po czym zalogować się ponownie/ lub za pomocą innej przeglądarki internetowej.
Nieprawidłowości w zapisie danych mogą zdarzyć się również, gdy dojdzie do awarii internetu (przerwy w transmisji danych, słabego sygnału itp.). W takim przypadku można odzyskać pracę z ostatniej kopii zapasowej, która dokonywana jest co 3 minuty (autozapis). W ten sposób utracony zostanie jedynie efekt pracy po ostatnim autozapisie - wprowadzony po 3 minutach po jego ostatniej sygnalizacji. Przy próbie edycji oferty system Witkac.pl zapyta o to czy przywrócić dane z ostatniej zapisanej kopii, czy edytować ostatnio zapisaną wersję oferty.
6. Z jakiego powodu występują problemy dotyczące spójności harmonogramu i kosztorysu względem poszczególnych lat (dotyczy głównie projektów wieloletnich)?
W ofertach dotyczących realizacji zadania wieloletniego należy zachować spójność działań harmonogramu z odpowiednimi pozycjami kosztorysu. System Witkac.pl daje możliwość wpisania kosztu przykładowo na rok 2017 oraz przypisanie mu konkretnego działania
z harmonogramu dodanego też na rok 2017, odbywa się to poprzez kliknięcie w kolumnę Nazwa/numer działania w poszczególnym koszcie. Reasumując w kosztach na rok 2017 system powinien wyświetlać listę z możliwością wyboru działań z roku 2017.
z harmonogramu dodanego też na rok 2017, odbywa się to poprzez kliknięcie w kolumnę Nazwa/numer działania w poszczególnym koszcie. Reasumując w kosztach na rok 2017 system powinien wyświetlać listę z możliwością wyboru działań z roku 2017.
Przy wybieraniu działań z harmonogramu wpisanych na rok 2018, w poszczególnym koszcie wpisanym na rok 2017 poprzez kliknięcie
w kolumnie "Nazwa/numer działania" wyświetli się pusta lista działań, z tego względu, że w harmonogramie nie zostały umieszczone działania na rok 2017. System Witkac.pl umożliwi jednak ręczne wpisanie numerów działań z harmonogramu jednak nie dopilnuje, czy w koszcie na rok 2017 zakwalifikowano błędne działanie z roku 2018 czy też nie. Uzupełnianie z tzw. ręki "Nazwa/numerów" nie jest weryfikowane przez system.
w kolumnie "Nazwa/numer działania" wyświetli się pusta lista działań, z tego względu, że w harmonogramie nie zostały umieszczone działania na rok 2017. System Witkac.pl umożliwi jednak ręczne wpisanie numerów działań z harmonogramu jednak nie dopilnuje, czy w koszcie na rok 2017 zakwalifikowano błędne działanie z roku 2018 czy też nie. Uzupełnianie z tzw. ręki "Nazwa/numerów" nie jest weryfikowane przez system.
7. Brak możliwości akceptacji wniosku i złożenia oferty - system Witkac.pl pokazuje błędy.
System Witkac.pl tylko wskazuje na błędy, które popełnione zostały podczas wypełniania formularza, dopiero po poprawieniu tych błędów wniosek możliwy jest do złożenia o czym system informuję treścią: "wniosek wypełniony poprawnie". Wszelkie limity związane
z obowiązkiem zapewnienia wkładu finansowego czy osobowego są ustawione w systemie tak jak przewiduje to ogłoszenie konkursowe. Pola, w których system wskazuje błędy (zaznaczone na czerwono) trzeba poprawić samoczynnie, tak aby wprowadzone dane były zgodne
z wytycznymi obowiązującymi w danej edycji konkursu.
z obowiązkiem zapewnienia wkładu finansowego czy osobowego są ustawione w systemie tak jak przewiduje to ogłoszenie konkursowe. Pola, w których system wskazuje błędy (zaznaczone na czerwono) trzeba poprawić samoczynnie, tak aby wprowadzone dane były zgodne
z wytycznymi obowiązującymi w danej edycji konkursu.
